Тепер ви можете налаштувати процес затвердження адміністратором закупівель, що публікуються співробітниками компанії. Така можливість з’явилася в кабінеті замовника на Zakupki.Prom.ua і скористатися нею дуже просто!
Кому може знадобитися затвердження чернетки?
Процес затвердження закупівлі реалізовано як суто добровільний: ми розуміємо, що у бізнес-процесах вашої компанії у ньому може не бути потреби, тому не примушуємо його використовувати.
Рекомендуємо його, якщо:
- у вашій компанії декілька осіб можуть публікувати закупівлі, при цьому є головна відповідальна за закупівлі людина;
- якщо серед ваших співробітників є більш і менш досвідчені у проведенні тендерів, а отже – більш досвідчені перевіряють правильність заповнення тендера перед публікацією;
- якщо часом вам необхідно порадитися із кимось у компанії перед публікацією, – і для таких порад ми надали можливість коментування.
Як усе відбувається:
З боку менеджера:
- Створюєте закупівлю. Для цього зайдіть до свого кабінету в розділ Комерційні закупівлі›Нова закупівля.
- Коли всі поля заповнено, а документи – додано, обираєте з двох кнопок: Оголосити закупівлю та Зберегти чернетку. Для подальшого затвердження треба створити чернетку – отже, тиснемо Зберегти чернетку.
- На сторінці збереженої чернетки є розділ Розгляд закупівлі. Тут буде вся історія затвердження закупівлі: кому і коли було надіслано чернетку, коли її було розглянуто і опубліковано або повернуто автору на допрацювання.
- Щоб відправити чернетку на розгляд адміністратору, треба натиснути Відправити на розгляд у блоці кнопок.
- Треба зазначити, кому саме відправляється чернетка. У разі, якщо в структурі компанії зазначено тільки одного користувача-адміністратора, закупівлю буде відправлено йому.
Ви можете надати супровідний коментар до чернетки. Це повідомлення побачить лише обраний адміністратор.
Якщо ви – єдиний користувач-адміністратор у структурі компанії, і хочете відправити закупівлю на розгляд, попередньо надайте обраному співробітнику прав адміністратора у Структурі компанії.- Вибравши співробітника і написавши повідомлення, натисніть Відправити на розгляд.
Адміністратор отримає повідомлення у кабінеті та листа на свій email, що ви запросили його переглянути закупівлю.
Статус закупівлі зміниться на Очікує розгляду, а в розділі Розгляд з’явиться інформація.
Після того, як закупівлю було передано на розгляд, ви в будь-який момент можете повернути її на редагування. За такої необхідності натисніть кнопку Повернути на редагування на сторінці чернетки.
Після того, як адміністратор розгляне чернетку, у вас з’явиться можливість наново відредагувати її та опублікувати.
З боку адміністратора:
- Перейти на закупівлю, що було відправлено на розгляд, можна з посилання відповідного повідомлення в кабінеті або з листа.
- На сторінці чернетки адміністратору доступна можливість її редагування, видалення та безпосередньо розгляду.
- Натиснувши Розглянути, ознайомтеся з наповненням закупівлі і дайте відповідь на комментар автора, якщо треба.
- Чернетка отримує статус розглянутої.
- Можливість опублікувати розглянуту закупівлю отримує і її організатор.
Організувати робочий процес не важко – тільки треба ознайомити співробітників із правилами, а надалі – користуватися новою функцією і вчасно перевіряти повідомлення. Можливо, якась закупівля уже чекає на розгляд і підтвердження її публікації.
Коментарі (0)