Погодження чернетки закупівлі

Тепер ви можете налаштувати процес затвердження адміністратором закупівель, що публікуються співробітниками компанії. Така можливість з’явилася в кабінеті замовника на Zakupki.Prom.ua і скористатися нею дуже просто!

Кому може знадобитися затвердження чернетки?

Процес затвердження закупівлі реалізовано як суто добровільний: ми розуміємо, що у бізнес-процесах вашої компанії у ньому може не бути потреби, тому не примушуємо його використовувати.

Рекомендуємо його, якщо:

• у вашій компанії декілька осіб можуть публікувати закупівлі, при цьому є головна відповідальна за закупівлі людина;
• якщо серед ваших співробітників є більш і менш досвідчені у проведенні тендерів, а отже – більш досвідчені перевіряють правильність заповнення тендера перед публікацією;
• якщо часом вам необхідно порадитися із кимось у компанії перед публікацією, – і для таких порад ми надали можливість коментування.

Як усе відбувається:

З боку менеджера:

1. Створюєте закупівлю. Для цього зайдіть до свого кабінету в розділ Комерційні закупівлі›Нова закупівля.
2. Коли всі поля заповнено, а документи – додано, обираєте з двох кнопок:  Оголосити закупівлю та Зберегти чернетку.  Для подальшого затвердження треба створити чернетку – отже, тиснемо Зберегти чернетку.
   
3. На сторінці збереженої чернетки є розділ Розгляд закупівлі. Тут буде вся історія затвердження закупівлі: кому і коли було надіслано чернетку, коли її було розглянуто і опубліковано або повернуто автору на допрацювання.
4. Щоб відправити чернетку на розгляд адміністратору, треба натиснути Відправити на розгляд у блоці кнопок.
5. Треба зазначити, кому саме відправляється чернетка. У разі, якщо в структурі компанії зазначено тільки одного користувача-адміністратора,  закупівлю буде відправлено йому.
   Ви можете надати супровідний коментар до чернетки. Це повідомлення побачить лише обраний адміністратор.
   Якщо ви – єдиний користувач-адміністратор у структурі компанії, і хочете відправити закупівлю на розгляд, попередньо надайте обраному співробітнику прав адміністратора у Структурі компанії.
   6. Вибравши співробітника і написавши повідомлення, натисніть Відправити на розгляд.

   Адміністратор отримає повідомлення у кабінеті та листа на свій email, що ви запросили його переглянути закупівлю.

   

   
   Статус закупівлі зміниться на Очікує розгляду, а в розділі Розгляд з’явиться інформація.

Після того, як закупівлю було передано на розгляд, ви в будь-який момент можете повернути її на редагування. За такої необхідності натисніть кнопку Повернути на редагування на сторінці чернетки.

Після того, як адміністратор розгляне чернетку, у вас з’явиться можливість наново відредагувати її та опублікувати.

З боку адміністратора:

1. Перейти на закупівлю, що було відправлено на розгляд, можна з посилання відповідного повідомлення в кабінеті або з листа.
2. На сторінці чернетки адміністратору доступна можливість її редагування, видалення та безпосередньо розгляду.
3. Натиснувши Розглянути, ознайомтеся з наповненням закупівлі і дайте відповідь на комментар автора, якщо треба.
4. Чернетка отримує статус розглянутої.
5. Можливість опублікувати розглянуту закупівлю отримує і її організатор.

Організувати робочий процес не важко – тільки треба ознайомити співробітників із правилами, а надалі – користуватися новою функцією і вчасно перевіряти повідомлення. Можливо, якась закупівля уже чекає на розгляд і підтвердження її публікації.