• Які документи в закупівлях можна вже зараз перевести в електронний вигляд

    В умовах карантину та віддаленої роботи багатьох цікавить, які документи можна підписувати в електронному форматі. 

    Насправді, жодних технічних обмежень немає. Будь-який документ, що вимагає підпису співробітника компанії, можна створити в Word або Excel, зберегти його в PDF форматі та підписати ЕЦП (електронний цифровий підпис) або КЕП (кваліфікаційний електронний підпис).

    Антон Скоков, керівник сервісу обміну електронними документами “Вчасно”, більш детально розповів, як здійснити закупівлю товарів чи послуг онлайн, використовуючи електронні документи.

    Як зазвичай виглядає процес закупівлі товарів та послуг у компаніях?

    Звичайно, все починається з виникнення потреби у співробітника, що виконує роль замовника всередині компанії. Ця людина створює заявку в паперовому або електронному вигляді (email, службова записка і т.п.) або телефонує закупівельнику.

    Що відбувається потім? У кращому випадку, закупівельник відразу починає виконувати заявку. Але частіше буває так, що він зосереджує увагу на інших завданнях і потім вже не може пригадати, що і в якій кількості його попросили купити: email загубився серед іншої пошти, паперова заявка “потонула” в океані інших. І вам доводиться повторювати свій запит.

    Що можна змінити в цьому процесі?

    За допомогою сервісу “Вчасно” є можливість перевести весь діалог із закупівельником в електронний вигляд. Причому так, щоб і ви, і співробітник, який виконує закупівлю, працювали із заявкою в одній системі.

    Для цього у “Вчасно” створено функцію “Внутрішні документи”. Тут ви можете завантажити заявку, створену в Word або Excel, при необхідності узгодити з керівником або підписати ЕЦП/КЕП і направити закупівельнику вашої компанії.

    При цьому можна помітити документ ярликом вашого підрозділу або проекту, щоб потім легко і швидко його знайти. Навіть якщо не відразу почнете з ним працювати.

    yaki-dokumenti-v-zakupivlyah-mozhna-vzhe-zaraz-perevesti-v-elektronniy-viglyad

    Що далі?

    Співробітник, який відповідає за закупівлі, вивчає заявку і може прямо в системі ставити вам додаткові запитання і саме за цим документом. Чому це зручно? Ви завжди зможете подивитися весь діалог за цією заявкою та зрозуміти, чому вирішили купувати той чи інший товар і саме в такому обсязі. 

    Далі закупівельник або звертається до вже перевіреного постачальника, або шукає необхідного на маркетплейсах на кшталт Prom.ua або Rozetka. Якщо сума закупівлі велика, то компанія оголошує тендер. Середній або великий бізнес проводить тендери на відкритому електронному майданчику.

    Ви отримали багато пропозицій і …

    Перша проблема, з якою ви стикаєтеся, це вибір постачальника. У мене є досвід закупівель із понад 20 постачальниками в одному тендері. І навіть якщо ви вибрали конкретного постачальника, який підходить вам за всіма параметрами, потрібно якось узгодити його всередині компанії. Перше, що спадає на думку, це email на керівника і замовника, можливо службі безпеки, щоб вони підтвердили можливість закупівлі у цього постачальника.

    Проте це не найкраще рішення, якщо через півроку потрібно буде знайти цей лист, щоб підтвердити, що така ціна і такий постачальник були затверджені колегіально. Зробити це буде не просто. Але вихід є. Ви можете відправити через “Вчасно” протокол за результатами проведення тендеру (протокол засідання тендерної комісії або ін.) на всіх учасників процесу. Причому вони можуть його погоджувати, як із допомогою ЕЦП / КЕП, так і без нього, залежить від ваших потреб і правил. З електронного майданчика також можна вивантажити протокол торгів і відправити на розгляд.

    Ви провели тендер і вибрали постачальника, але це ще не все…

    Перше, з чим ви зазвичай стикаєтеся, коли купуєте товари і послуги для компанії, це вимога вашої бухгалтерії, що потрібен договір із постачальником. І тут так само вам на допомогу приходять електронні юридично значущі документи. Не виходячи з офісу або будинку, ви можете завантажити договір у сервіс “Вчасно”, узгодити його з вашими службами, підписати ЕЦП/КЕП і відправити на підпис контрагенту. І все це за лічені хвилини.

    У мене був досвід підписання вже узгодженого договору з однією великою міжнародною компанією протягом півтора місяця на папері і потім протягом 3-х хвилин в електронному вигляді. Це просто непорівнянні цифри! Скільки часу я витратив би на підписання договору на папері в наявних умовах карантину, навіть не хочу уявляти.

    А якщо ще вам потрібно поміняти якийсь пункт або слово в договорі і відправляти його знову, то це місяці затримки у постачанні, а, відповідно, й оплати за цей товар.

    yaki-dokumenti-v-zakupivlyah-mozhna-vzhe-zaraz-perevesti-v-elektronniy-viglyad - Zakupki.Prom.ua

    Ну ок, договір підписали, але бухгалтерія хоче первинні документи

    Наступним етапом в закупівлі після підписання договору йде обмін бухгалтерськими первинними документами: видаткова накладна, ТТН, акти, тощо.

    У “Вчасно” пересилання таких документів займає 1-2 хвилини. Уявіть, дві хвилини на доставлення підписаного юридично значущого документа зі Львова до Харкова. І не важливо, де ви знаходитеся, вдома на карантині, в офісі або в дорозі. Сервіс доступний з будь-якого пристрою, який має доступ до інтернету.

    І на завершення…

    З онлайн-сервісами ви можете побудувати повністю цифровий процес закупівель. Тим самим ви зробите щасливими ваших співробітників, клієнтів і постачальників, тому що всі процеси в компанії значно прискоряться.

    І найголовніше, що ці сервіси дуже прості у використанні: не потрібно проходити навчальні курси або читати довгі мануали. Реєструєтеся на сайті та користуєтеся. Ваші партнери можуть зробити те саме і, таким чином, прискорювати процеси в своїх компаніях.


    Антон Скоков, керівник сервісу обміну електронними документами “Вчасно”

     

     

     

    Сподобалась стаття? Приєднуйтесь, щоб отримувати добірки новин про закупівлі, тендери та аукціони раз на місяць!

    Залишилось тільки підтвердити email %email% — лист із підтвердженням вже чекає у вашій скринці :)

    Коментарі (0)

    • На даний момент коментарів немає.

    Що ще почитати з цієї теми