• Як швидко та легко підписувати акти та інші документи

    У сучасному діловому світі швидкість – один із найважливіших факторів успіху. У цій статті ви дізнаєтеся, як скоротити на 50% час та гроші на опрацювання документів у вашій компанії. 

    Останніми роками все більше і більше українських компаній переходять від паперових документів до електронного документообігу. Це стосується також і постачальників, які беруть участь у державних та комерційних тендерах. 

    Якщо пошук закупівель, подача пропозиції та участь в аукціоні відбувається онлайн, то підписання договору та первинних документів здебільшого відбувається у паперовому форматі. І ось тут виникають певні нюанси. 

    Оформлення, узгодження та підписання договору займає час. Залежність від кур’єрської служби доставки, людський фактор (загубив документи, відправив не ті документі або не на той адрес та ін.) також можуть збільшити час на підписання договору. Це призводить до затримки з оплатою, адже у більшості випадків державні замовники працюють за умов післяплати. Яка є альтернатива? 

    Електронні документи та їх переваги

    Електронні документи – це сучасний спосіб зменшити втрати часу та коштів та значно підвищити ефективність бізнес-процесів у документообігу вашої компанії. 

    Використання електронних документів мають наступні переваги:

    • доставка документів за хвилину;
    • документи не загубляться;
    • вартість відправки документа менша в 10 разів;
    • зменшення вірогідності помилки в опрацюванні документів. 

    Які документи можуть бути в електронній формі

    Це найпоширеніші у використанні документи:

    • договори (двосторонні чи багатосторонні); 
    • рахунки та акти надання послуг; 
    • видаткові накладні;
    • внутрішні документи компанії (введення в експлуатацію, звіти по відрядженню, переміщення ТМЦ та ін.);  
    • офіційні листи;
    • двосторонні документи (акти звіряння взаєморозрахунків, додаткові угоди та ін.);
    • електронна товарно-транспортна накладна.

    Можливо у вас крутиться в голові питання, а наскільки законно в Україні використання електронних документів? 

    Насправді Закон “Про електронні документи та електронний документообіг” був прийнятий ще у 2003 році. Тому не хвилюйтеся: використання електронних документів – це абсолютно законно, і відкриває для вашої компанії можливості значно зекономити час, гроші та зусилля. 

    Крім того, використовуючи електронні документи замість паперових, ви робите свій вклад в збереження довкілля, зокрема дерев. 

    Як перейти на електронний документообіг

    Це досить просто та досить швидко. Загалом можна виділити наступні кроки:

    1. Зареєструватися в сервісі електронного документообігу. Наприклад, у сервісі Вчасно

    2. Перевірити, хто з контрагентів вже користується цим сервісом

    3. Залучити співробітників до електронного документообігу (розповісти колегам, які безпосередньо будуть працювати з документами – завантажувати, підписувати та ін.)

    4. Проінформувати контрагентів 

    5. Відправка / отримання документів    

    Наостанок

    Отже, якщо ви ще працюєте з паперовими документами, спробуйте електронний формат. Це набагато швидше та дешевше. Електронний документообіг допоможе вам прискорити бізнес-процеси, підвищити ефективність та зрештою – збільшити прибуток вашої компанії. Бажаємо успіхів!

    P.S. Якщо ви бажаєте дізнатися більше про електронний документообіг, подивіться запис доповіді з Forum Zakupki.

    Сподобалась стаття? Приєднуйтесь, щоб отримувати добірки новин про закупівлі, тендери та аукціони раз на місяць!

    Залишилось тільки підтвердити email %email% — лист із підтвердженням вже чекає у вашій скринці :)

    Коментарі (0)

    • На даний момент коментарів немає.

    Що ще почитати з цієї теми