• Як провести спрощену закупівлю

    Ця стаття доступна також російскою мовою. Перейти

    Увага! Щоб отримувати важливі новини та корисні матеріали на тему закупівель, підпишіться на нашу розсилку за цим посиланням.

    Зміст інструкції

    1. Оголошення закупівлі
    2. Період уточнень
    3. Прийом пропозицій та Аукціон
    4. Кваліфікація учасників
    5. Підписання договору та завершення закупівлі

    1. Оголошення закупівлі

    Щоб створити закупівлю, перейдіть до розділу «Публічні закупівлі». Зі списку, що з’явиться, виберіть «Закупівлі» та натисніть на кнопку «Нова закупівля». Розглянемо приклад створення спрощеної закупівлі хлібу.

    Виберіть тип процедури «Спрощена/ допорогова закупівля».

    Поставте позначку «Спрощена закупівля».

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 02

    Щоб опублікувати закупівлю з декількома лотами, необхідно встановити позначку в чекбоксі  «Мультилотова закупівля». В такому разі учасники будуть подавати свої пропозиції в кожний лот, а етапи аукціону, кваліфікації та підписання договору відбуватимуться окремо для кожного лоту. 

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 03

    Якщо закупівля передбачає тільки один лот, зазначене поле залишаєте пустим. 

    Обов’язково вкажіть ідентифікатор плана закупівлі, таким чином ви зв’язати закупівлю із планом. Це допоможе розуміти відповідно до якого плану оприлюднене оголошення. 

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 04

    Далі – вкажіть вид предмета закупівлі: товари, роботи чи послуги. 

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 05

    За потреби, у блоці «Контактні дані» оберіть співробітника відповідального за проведення спрощеної закупівлі.  Його дані будуть відображатися на сторінці закупівлі.

    Якщо в особистому кабінеті зареєстровано лише одного користувача, його автоматично буде обрано системою.

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 06

    У блоці «Інформація про закупівлю» вкажіть:

    • узагальнену назву закупівлі, що має містити назву предмета закупівлі, який передбачена річним планом;
    • в примітках можна конкретизувати предмет закупівлі та надати розширений опис товару, послуг чи робіт, а також вказати їх особливості. Але це поле не є обов’язковим для заповнення.

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 07

    • завантажте проект договору, це обов’язкова умова. Також, за бажанням, можете завантажити документацію, в якій будуть детально прописані вимоги до предмету закупівлі та учасників (не більше 100 файлів по 49 МВ кожен). Виберіть відповідний тип файлів. 

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 08

    Зверніть увагу! Після того, як закупівля буде опублікована, видалити документи з системи неможливо.

    • вкажіть очікувану вартість, а саме загальну суму на яку ви плануєте придбати товар, роботи чи послуги. Не забудьте відмітити показник ПДВ, якщо він врахований в очікувану вартість;
    • вкажіть валюту закупівлі;
    • зазначте крок зниження ставки в аукціоні. Ця сума є мінімальною, на яку учасник, за бажанням, може знизити суму своєї пропозиції під час аукціону. Вкажіть у гривнях або відсотках розмір мінімального кроку, він повинен бути в межах від 0,5% до 3% від очікуваної вартості закупівлі.

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 09

    • за бажанням ви можете встановити вимогу про забезпечення пропозиції. Розмір забезпечення не має перевищувати 0,5% від очікуваної вартості закупівлі робіт та 3%, якщо це закупівля товарів чи послуг. Всі умови його надання: розмір, строк дії та застереження щодо випадків, коли забезпечення пропозиції не повертається учаснику, мають бути зазначені в документації вашої закупівлі;

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 10

    • визначте завершення періоду уточнення, він повинен тривати не менше 3 робочих днів
    • зазначте тривалість періоду подання пропозицій, він має бути не менше 5 робочих днів;

    Важливо! Система рахує один робочий день як добу (24 години), тому вказуйте в тому числі і години.

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 11

    • вкажіть умови оплати за договором (поле «опис» не є обов’язковим для заповнення).  Дана інформація дозволить потенційним постачальникам швидше прийняти рішення щодо участі у закупівлі.

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 12

    У блоці «Товари, роботи та послуги» вкажіть:

    • конкретну назву предмета закупівлі, що передбачена річним планом;
    • зазначте кількість та виберіть одиницю виміру зі списку;

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 12

    • оберіть код класифікатора ДК 021:2015, який відповідає предмету закупівлі. ДК 021:2015 – Єдиний закупівельний словник, призначений для стандартизації опису предмета державних закупівель та повністю відповідає європейському закупівельному словнику CPV. Визначається даний код відповідно до Наказу Мінекономрозвитку №454 від 17.03.2016;

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 13

    • визначте період поставки товару, надання послуг чи виконання робіт. Поле для вибору початкового строку поставки не є обов’язковим. У разі невідомої дати поставки товару, надання послуг чи виконання робіт зазначте тільки кінцевий строк;
    • вкажіть місце поставки товару, надання послуг чи виконання робіт.

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 15

    Також ви можете окремо зазначити інформацію про товарні позиції, якщо умовами закупівлі їх передбачено декілька. Для цього необхідно натиснути на кнопку «Додати позицію» і заповнити відповідні поля. Ви також можете «Копіювати позицію», тоді інформація буде автоматично скопійована з попередньої позиції. Вам залишиться лише відредагувати необхідні дані.

    Зверніть увагу, що код класифікатора по кожній з позицій має бути із однієї групи і співпадати за 4 цифрою ДК 021:2015.

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 16

    Після внесення всієї інформації, натисніть кнопку «Оголосити закупівлю». Або у вас є змога натиснути на кнопку «Зберегти чернетку» для того, щоб опублікувати закупівлю пізніше.

    Якщо ви натиснули кнопку «Оголосити закупівлю», але внесена інформація не зберігається – ретельно перегляньте форму заповненого оголошення, системою автоматично буде вказано причину помилки для її виправлення.

    Після оголошення закупівлі оновіть сторінку натиснувши  F5 на вашій клавіатурі.

    Оголошена закупівля має набути статусу «Опублікована на ЦБД». 

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 17

    Ну і останній крок – підпишіть оголошення за допомогою електронного підпису, натиснувши на кнопку «Підписати ЕЦП/КЕП».

    yak provesti sproshenu zakupivlyu - Zakupki.Prom.ua 18

    2. Період уточнень

    Можливість вносити зміни в спрощену закупівлю у замовника є лише під час періоду уточнення. Для того щоб внести зміни, на сторінці оголошеної закупівлі натисніть кнопку «Редагувати».

    Є деякі поля, які після оприлюднення закупівлі редагувати технічно неможливо. Це поля «Тип процедури» та «Ідентифікатор плану закупівлі».

    Ви маєте право з власної ініціативи чи за результатами звернень або на підставі рішення Суду внести зміни до  документації, для цього, перейдіть до блоку «Документація до закупівлі»

    Праворуч кожного файлу відображається кнопка заміни документу. Натисніть її, щоб  завантажити оновлену редакцію документу.

    Історія внесених змін зберігається в системі. Старі файли ваших документів будуть перекреслені, але ви матимете доступ до них. Тобто зможете завантажувати чи переглядати їх. 

    Разом з новою редакцією документації необхідно в окремому документі оприлюднити перелік змін, що вносяться, зробити це можливо натиснувши на кнопку «Завантажити документ». Також за допомогою цієї ж кнопки, якщо виникла необхідність, ви можете завантажити нові файли до вашої закупівлі.

    Важливо! Документи, що були завантажені під час оголошення закупівлі не підлягають видаленню.

    У разі внесення змін до закупівлі необхідно продовжити строк для подання пропозицій не менше ніж на 2 робочі дні. 

    Після внесення всіх необхідних змін натисніть кнопку «Зберегти зміни», оновіть сторінку та обов’язково повторно застосуйте електронний підпис.

    В період уточнень, учасники мають можливість звернутися з питаннями до замовника щодо встановлених вимог в оголошеній закупівлі та з вимогами щодо усунення порушень.

    Усі запитання/вимоги  зберігаються в системі, без ідентифікації особи (до проведення аукціону), яка звернулася до замовника. Вони є доступними для перегляду всім користувачам, незалежно від статусу закупівлі. У вкладці «Питання» публікуються запитання, які поставлені з метою деталізації інформації для формування пропозиції. У вкладці «Вимоги» публікуються вимоги, що стосуються умов оголошеної закупівлі в системі, зокрема, усунення порушень.

    Якщо до вашої закупівлі було поставлено запитання або подано вимогу, вам відразу прийде повідомлення на електронну адресу, на яку ви зареєстрували ваш кабінет.

    Паралельно, ви отримаєте повідомлення в однойменний розділ «Повідомлення» на панелі керування в особистому кабінеті.

    Якщо учасником було поставлено запитання або висунута вимога, замовник, зобов’язаний надати відповідь, протягом 1 робочого дня з дня оприлюднення запитання або вимоги в системі. 

    Для того, щоб надати відповідь на запитання:

    • перейдіть до відповідної вкладки та натисніть на запитання;
    • напишіть свою відповідь та натисніть кнопку «Відповісти». 

    Для того, щоб надати відповідь на вимогу:

    • перейдіть до відповідної вкладки, натисніть на вимогу, а потім на кнопку «Відповісти»;

    • прийміть рішення та виберіть зі списку або «Задовольнити вимогу», якщо ви погоджуєтесь з аргументами учасника, або «Відхилити вимогу» якщо аргументи учасника не переконливі;
    • в полі «Опис» напишіть свою відповідь;
    • також ви можете завантажити будь-який документ, який стане доповненням до вашої відповіді. Зробити це можливо через кнопку «Прикріпити файл»;
    • натисніть кнопку «Опублікувати відповідь».

    Після розміщення відповіді на вимогу замовником, вона набуває статусу «Розглянута», ініціатор вимоги протягом 2 днів має оцінити відповідь: «Згоден» чи «Не згоден». 

    3. Прийом пропозицій та Аукціон

    Після закінчення періоду уточнень, статус оголошеної закупівлі змінюється на «Прийом пропозицій». Лише на даному етапі закупівлі учасники можуть подавати пропозиції. Зробити це може будь-який учасник, зареєстрований у системі. 

    До моменту старту електронного аукціону кількість, цінові пропозиції та документи учасників не відображаються.

    Аукціон – це торги, в яких учасники по черзі знижують ціни. Він відбувається після закінчення періоду прийому пропозицій та лише за умови наявності мінімально потрібної кількості учасників. В спрощеній закупівлі для проведення аукціону необхідно не менше двох учасників. 

    Дата та час проведення аукціону визначаються системою автоматично, але він може бути призначений лише в робочий час.

    Замовник та інші учасники системи, які не приймають участь в закупівлі можуть спостерігати за перебігом електронного аукціону в онлайн режимі. Для цього необхідно перейти за посиланням.

    На початку аукціону система бере 5-хвилинну перерву. В цей момент формується та відображається список учасників за критерієм «Ціна», від найдорожчої до найдешевшої пропозиції. Аби уникнути корупційної складової, список учасників подається без назв, вони іменуються лише як «Учасник 1», «Учасник 2» і так далі.

    На сторінці аукціону показано час до кожної наступної дії – до початку аукціону, наступної ставки учасника та завершення.

    Аукціон складається з трьох раундів. Під час кожного раунду, учасники мають дві хвилини, щоб зробити свій хід. В учасника є право: залишити свою цінову пропозицію без змін; знизити свою цінову пропозицію на мінімальний крок аукціону; знизити свою цінову пропозицію на ту суму, яку учасник вважає необхідною. Але вона повинна бути не менше ніж мінімальний крок аукціону.

    Першим робить ставку учасник з найбільшою сумою пропозиції, останнім – з мінімальною.

    По завершенню третього – фінального раунду відбувається оголошення результатів. Після цього відкривається список з інформацією про кінцеві ставки, а також назви компаній-учасників. Система буде рекомендувати визнати переможцем учасника з найбільш економічно вигідною пропозицією. Всі інші учасники відображаються в порядку зростання ціни. Далі закупівля переходить на етап кваліфікації.

    Важливо! Найголовнішою відмінністю спрощеної закупівлі від процедур закупівель, є те – що навіть якщо подано лише одну пропозицію, аукціон не проводиться й закупівля не відміняється, а відразу переходить на етап кваліфікації. І ви можете розглядати цінову пропозицію на відповідність умовам, зазначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі. 

    Якщо до закупівлі не було подано жодної цінової пропозиції від учасників, то система автоматично присвоює їй статус «Закупівля не відбулась».

    4. Кваліфікація учасників

    На етапі кваліфікації замовник проводить оцінку кандидатів,  починаючи з найбільш економічно вигідної пропозиції, та визначає переможця. 

    Строк розгляду найбільш економічно вигідної пропозиції не повинен перевищувати 5 робочих днів з дня завершення електронного аукціону.

    Для того щоб розпочати кваліфікацію, необхідно перейти до блоку «Кваліфікація учасників», де перед вами з’явиться список учасників, які брали участь в аукціоні. Очолюватиме його учасник з найнижчою ціною. Для ознайомлення з документами, що були подані разом із ціновою пропозицією необхідно натиснути на скріпку, що знаходиться праворуч від статусу учасника.

    Відкриється список  документів, які можна завантажити. Після ретельної перевірки наданих документів, замовнику необхідно прийняти рішення стосовно визначення переможця закупівлі.

    Якщо пропозиція учасника відповідає вимогам, що були зазначені в оголошеній закупівлі, вам необхідно прийняти таку пропозицію в системі, натиснувши кнопку «Підтвердити». 

    У разі невідповідності визначеним вимогам, учасника потрібно дискваліфікувати, натиснувши кнопку «Відхилити».

    Далі, у вікні що з’явилось необхідно завантажити скановане рішення щодо дискваліфікації або визначення переможця через кнопку «Прикріпити файл». Після чого потрібно натиснути на кнопку «Підтвердити».

    Далі натисніть на кнопку «Підписати ЕЦП/КЕП та підтвердити». Перед вами з’явиться блок роботи з підписом, де заповнивши всі поля, ви підтверджуєте ваше рішення електронним підписом.

    У разі дискваліфікації учасника, система автоматично пропонує розглянути наступного учасника  з найменшою ціновою пропозицією. Після цього у вас буде 5 робочих днів на її розгляд.

    Після використання електронного підпису та оновлення сторінки, закупівля переходить до етапу «Пропозиції розглянуто», а в системі автоматично публікується «Повідомлення про намір підписати договір».

    Якщо учасник, якого дискваліфікували, не погоджується з цим рішенням, він може звернутись до замовника з вимогою надати додаткову аргументацію, щодо причин його відхилення. Ви зобов’язані, не пізніше ніж через 3 робочі дні з дня надходження такого звернення, надати відповідь. Якщо вимога учасника аргументована, ви може змінити своє рішення.

    Перейдіть до блоку «Кваліфікація учасників», та натисніть кнопку «Повернути на кваліфікацію»

    Далі натисніть кнопку «Повернути». Тепер можна переходити  до розгляду пропозиції наступного учасника, якого запропонує система.

    5. Підписання договору та завершення закупівлі

    Підписання договору про закупівлю відбувається поза системою з учасником, якого було визначено переможцем спрощеної закупівлі, після того, як закупівля перейшла до етапу «Пропозиції розглянуті».

    Зробити це необхідно не пізніше ніж через 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір. 

    Після того як договір про закупівлю вже укладено, його та всі додатки до нього необхідно опублікувати в системі протягом 3 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю.

    Для цього, необхідно перейти до блоку «Кваліфікація учасників» та натиснути на кнопку «Завантажити договір». 

    Далі потрібно заповнити всі поля, та через кнопку «Прикріпити файл» додати скановану копію договору про закупівлю та всі додатки до нього. Після чого натиснути на кнопку «Завантажити».

    Далі, за необхідності, ви можете редагувати дані, які щойно були внесені. За потреби це можна зробити натиснувши на кнопку «Змінити інформацію про договір». Якщо такої необхідності немає, потрібно підписати закупівлю електронним підписом, натиснувши на кнопку «Підписати ЕЦП/КЕП».

    Останній крок – потрібно натиснути на кнопку «Завершити процедуру» й у вікні що з’явиться натиснути на кнопку «Підписати». 

    Після підтвердження дії закупівля автоматично буде переведена у статус «Завершена».

    Ця стаття вам була корисна?

    Дякуємо за відгук!
    Якщо вам бракує чогось у статті чи відео - напишіть про це, щоб ми могли покращитись.

    Коментарі (11)

    • Світлана
      20 Травня 2020, 19:39

      Дуже гарно роз’яснено – покроково . Дякую.

      Відповісти
    • Людмила
      18 Червня 2020, 12:14

      Доброго дня! Підкажіть, будь ласка, на сьогоднішній день, планується закупівля ноутбуків на суму 39000 грн. Як бути в тому випадку, якщо в майбутньому виникне нагальна потреба закупити ще такий товар, що збільшить суму закупівлі по даному предмету закупівлі в межах 50000-199000 грн.? Яку процедуру закупівлі проводити на сьогоднішній день, спрощену чи закупівля без використання електронної системи закупівель, при цьому кошти виділятимуться різними сесіями?

      Відповісти
      • Мисев Евгений
        24 Червня 2020, 16:33

        Якщо ви вже зараз точно розумієте, що сума буде перевищувати 50 тисяч, необхідно проводити спрощену закупівлю. в інакшому випадку можна посилатися на лист Мінекономіки Щодо планування закупівель від 14.09.2016 № 3302-06/29640-06 де є рекомендації, як проводити закупівлю при виникненні додаткової потреби у товарах, роботах чи послугах, яку замовник не міг передбачити.

        Відповісти
        • Людмила
          25 Червня 2020, 10:38

          Дуже дякую за відповідь !!!

          Відповісти
    • Юлія
      16 Липня 2020, 15:35

      Доброго дня! Підскажіть,будь ласка, якщо ми проводили спрощену закупівлю два рази і не було жодного учасника, що далі ми повинні робити?

      Відповісти
      • Мисев Евгений
        21 Липня 2020, 17:21

        Добрий день! Згідно п.1 ч.7 ст.3 у випадку, якщо двічі було відмінено спрощену закупівлю через відсутність учасників, ви можете укласти договір з будь-яким учасником поза системою та опублікувати в системі звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. При цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, вимоги до учасника не повинні відрізнятися від тих, що були визначені замовником в оголошенні про спрощену закупівлю.

        Відповісти
    • Елена
      11 Серпня 2020, 9:51

      Добрий день! Який період оскарження у спрощеній закупівлі після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір? Через скільки днів можна укладати договір? На майданчику Zakupki.Prom.ua після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір період оскарження два робочих дня. Разом з тим частиною 15 статті 14 «Спрощені закупівлі» встановлено, що замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем спрощеної закупівлі, не пізніше ніж через 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю. Згідно з частиною 5 статті 33 Закону України «Про публічні закупівлі» з метою забезпечення права на оскарження рішень замовника договір про закупівлю не може бути укладено раніше ніж через 10 днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю. Стаття 33 має посилання на процедуру закупівлі/спрощену закупівлю. Через такі різночитання прошу Вашого роз’яснення по цьому питанню. Дякую.

      Відповісти
      • Мисев Евгений
        14 Серпня 2020, 10:47

        Згідно ч.15 ст.14 ЗУ “Про публічні закупівлі” замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем спрощеної закупівлі, не пізніше ніж через 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю. В спрощеній закупівлі непередбачений період оскарження, тому положення ч.5 ст.33 не стосуються таких закупівель. Раніше на майданчику Zakupki.Prom.ua не було технічної можливості для завантаження договору відразу після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір. Учасникам давалося 2 дні для написання вимог. Зараз ця можливість технічно реалізована. Тому станом на 13.08.20 замовник в рамках спрощеної закупівлі може оприлюднити договір одразу після визначення переможця.

        Відповісти
    • 20 Серпня 2020, 13:27

      Спасибі за розяснення

      Відповісти
    • Олена
      7 Вересня 2020, 16:56

      Доброго дня. Спрощена закупівля не відбулася через відсутність учасників. Ми маємо щось писати про це в системі чи вона сама сформує звіт? І як нам тепер оголосити повторно закупівлю за цим же товаром? Треба створювати новий рядок плану чи прив’язувати до цього?

      Відповісти
      • a.ivlieva
        8 Вересня 2020, 15:11

        Доброго дня, пані Олено!У разі визнання тендеру таким, що не відбувся, в системі автоматично формується звіт про результати проведення процедури закупівлі. Замовник в обов’язковому порядку формує рішення уповноваженої особи про визначення тендеру таким, що не відбувся, у вигляді протоколу. Можливості підвантажити даний протокол в систему немає. Приклади протоколів уповноваженої особи можна переглянути на сайті Для повторного оголошення закупівлі необхідно створити новий рядок плану.

        Відповісти

    Що ще почитати з цієї теми