• Як працювати в умовах карантину? Поради державним замовникам

    В умовах карантину виникає багато питань з приводу організації роботи державних замовників. Процес закупівель не повинен зупинятися, бо у всіх організацій є затверджені плани закупівель, які потрібно виконувати, незважаючи на те, де знаходиться працівник. Як замовнику ефективно працювати з дому?

    yak-pratsyuvati-v-umovah-karantinu-poradi-derzhavnim-zamovnikam - Zakupki.Prom.ua

    Організуйте робоче місце

    В роботі з дому є свої плюси – адже не треба витрачати час на дорогу, тому його можна провести більш ефективно. З іншого боку – тут дуже важлива самодисципліна. Тому краще за все організувати собі повноцінне робоче місце, де вам буде комфортно працювати і ніхто не заважатиме.

    Якщо є можливість, то ідеально – працювати за столом. Так краще зберігається концентрація та робочий настрій. 

    Спілкуйтесь за допомогою відеозв’язку

    Для організації засідань тендерного комітету можна використовувати прості програми, такі як Skype чи Zoom. В них є можливість бачити один одного та вирішувати всі питання майже так, як на робочому місці.

    Зручний спосіб погодження документів – сервіси Google Suit, зокрема – Google Docs. Він виглядає, як звичайний файл Word, але його можуть бачити, додавати коментарі або змінювати одночасно декілька учасників. 

    Використовуйте електронний підпис

    Якщо у вас виникає питання щодо оприлюднення протоколу засідань тендерного комітету – рішення є. Закон “Про публічні закупівлі” не вимагає публікувати саме скан-копії таких протоколів.

    Достатньо створити протокол у форматі Word та завантажити його в систему, застосувавши електронний підпис. Тому вам та іншим співробітникам, які можуть оприлюднювати в Prozorro інформацію щодо закупівель, потрібно мати ЕЦП/КЕП. Протокол в паперовому вигляді можна буде зробити пізніше, коли з’явиться така можливість.

    Запросіть скан-копію договору

    Зрозуміло, що оригінал договору з постачальником все одно має бути. Але можна мінімізувати терміни його підписання. Для цього важливо детально зазначити всі умови в проекті договору та обов’язково завантажити його під час оголошення закупівлі.

    Запропонуйте постачальнику спочатку надіслати скан-копію підписаного договору на електронну пошту, а лише потім направляти оригінал. І не забудьте вказати свою поточну адресу (або іншої особи, уповноваженої підписувати договори) – таким чином не буде потреби їхати в офіс лише для того, щоб забрати договір.

    Дуже часто замовники додатково вимагають у потенційних переможців оригінали довідок або інших документів. Але насправді учасник може просто завантажити їх в систему у вигляді скан-копії, і це не буде порушенням закону. Тому вирішить, чи дійсно вам потрібен оригінал. Можливо, відсутність такої вимоги значно полегшить процес проведення закупівлі.

    І наостанок – строки закупівель чітко регламентовані законом, тому карантин не повинен їх порушити. Тим паче, що роботу можна організувати і знаходячись дома.

    Зверніть увагу на оприлюднені плани закупівель, і якщо в деяких закупівлях немає термінової потреби – проведіть їх пізніше. Але в такому разі не забудьте потім внести зміни до плану, бо скоріш за все поле «орієнтовний початок проведення закупівлі», а може і інші дані зміняться. Тому що після оголошення закупівлі внести зміни в план можливості у вас не буде.


    Катерина КлочковаКатерина Клочкова, фахівчиня відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupki.Prom.ua

     

     

    Сподобалась стаття? Приєднуйтесь, щоб отримувати добірки новин про закупівлі, тендери та аукціони раз на місяць!

    Залишилось тільки підтвердити email %email% — лист із підтвердженням вже чекає у вашій скринці :)

    Коментарі (0)

    • На даний момент коментарів немає.

    Що ще почитати з цієї теми