• Як перевести компанію на електронний документообіг: 5 простих кроків

    Електронний документообіг (ЕДО) здатен значно спростити та пришвидшити роботу з документами у будь-якій компанії – від малого бізнесу до великих холдингів. Тривалий час цьому спрощенню перешкоджала недостатність законодавчого обґрунтування. Проте завдяки нещодавнім законодавчим змінам український бізнес може полегшити собі життя та перейти на електронний документообіг.

    Що змінилося в українському законодавстві?

    1. В липні 2017 року набрав чинності Закон України №1982-VIII («Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними-особами підприємцями»). Згідно з цим законом, документ більше не може бути визнаний недійсним тільки на основі відсутності на ньому мокрої печатки.
    2. У 2017 році із Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” прибрали формулювання про необхідність підписувати документи безпосередньо в момент чи одразу після здійснення господарської операції. Тепер, згідно статті 9 цього закону, основою для бухгалтерського обліку є первинні документи.

    Ці нововведення, разом з діючими Законами “Про електронні документи та електронний документообіг” та “Про електронний цифровий підпис”, а також прийняття Закону “Про електронні довірчі послуги” (набирає чинності 07.11.2018) дозволяють українським компаніям та підприємців позбутися паперової тяганини та перейти на електронні документи не лише в роботі з податковою, а й зі своїми контрагентами. А сам процес переходу складається із декількох простих етапів.

    Лише 5 кроків до електронного документообігу

    Крок 1. Отримайте електронний цифровий підпис

    Уповноважена особа компанії повинна мати електронний цифровий підпис. Для того, щоб підписувати юридично значимі документи, необхідний ключ ЕЦП з посиленим сертифікатом. Отримати такий ключ можна в будь-якому Акредитованому центрі сертифікації ключів.

    Крок 2. Виберіть сервіс електронного документообігу

    На ринку існує кілька десятків онлайн-сервісів електронного документообігу. Вони відрізняються один від одного зручністю використання і сервісом.

    Сервіс “Вчасно” розрахований як на малі, так і на великі компанії, також підходить для ФОП.

    “Вчасно” забезпечує простий доступ до документів, адже не потребує встановлення додаткових програм. Це веб-сервіс, для роботи з ним потрібен тільки доступ в Інтернет.

    Для ваших клієнтів опрацювання вхідних документів від вас завжди буде безкоштовне.

    Реєстрація займає хвилину – достатньо вказати свій email, контактну інформацію, придумати пароль та завантажити ключ – і вже можна завантажувати і підписувати документи. Як пройти реєстрацію у Вчасно дивіться у відео.

    Крок 3. Виберіть тарифний план

    Достатньо приблизно оцінити щомісячний обсяг документів, що підписуються і вибрати відповідний тариф. Чим більше документів ви підписуєте – тим дешевше використовувати сервіс в розрахунку на один відправлений документ.

    Якщо ви замовляєте будь-яку кількість документів до 12 тис. одиниць, у “Вчасно” діє тариф 0,90 грн/документ. Для замовлень від 12 тис. документів – представники сервісу підберуть для вас вигідний індивідуальний тариф.

    Крок 4. Підготуйте контрагентів

    Попередьте контрагентів, що ви переходите на електронний документообіг.
    Для цього:

    • напишіть всім офіційні листи про перехід на ЕДО;
    • внесіть пункт про використання електронних документів в існуючі договори, чи підпишіть додаткову угоду про це.

    Команда підтримки сервісу Вчасно допоможе як з підготовкою листа, так і з правильним формулюванням для угоди.

    Щоб відправити документ контрагенту на підпис, досить знати його електронну адресу. Після відправки електронного документа на поштову скриньку вашого контрагента прийде звичайний email з посиланням на документ і запрошенням зареєструватися. Зареєстрований контрагент отримає email з посиланням та інформацією про документ.

    Для підписання отриманих від вас документів у “Вчасно” контрагентам знадобиться тільки ключ ЕЦП, комп’ютер і доступ в інтернет. Переглянути та підписати документи можна також зі смартфона або планшета. Робота з вашими документами у Вчасно буде для них безкоштовною.

    Крок 5. Налаштуйте ЕДО під свої потреби

    Отримання, підпис, відправка – основи електронного документообігу. Окрім того, у сервісі “Вчасно” можна коментувати документи на будь-якому етапі, обмежити доступ до документів окремим співробітникам, а також здійснювати погодження документа всередині компанії. Детальніше про можливості Вчасно — у відео.

    Сервіс фіксує, коли саме документ був сформований, завантажений, відправлений, отриманий і підписаний – що важливо для роботи з податковою і судами. На всіх підписаних документах в онлайн також візуалізується печатка і підпис.

    Коментарі (3)