ТОП-5 помилок під час планування закупівель

Планування важливий етап будь-якого процесу закупівель. І не завжди він відбувається саме так, як потрібно. Ми зібрали для вас 5 найпоширеніших помилок замовників під час планування, яких варто уникати. 

TOP-5 pomilok pid chas planuvannya zakupivel

Помилка №1.  В обов’язковому порядку оприлюднювати план одразу на весь рік

Багато замовників вважають, що зобов’язані на початку року опублікувати всі плани по закупівлях до кінця поточного року.

Але в ч.1 ст.4 нової редакції ЗУ «Про публічні закупівлі» зазначено, що планування закупівель здійснюється за потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Тож, якщо неможливо спланувати потребу до кінця року, то і оприлюднювати в системі цю інформацію закон не зобов’язує.

Замовник має право затвердити план закупівель на будь-який зручний період рік, квартал, місяць, тиждень, або навіть на 1 день.

І після цього опублікувати його на майданчику. Головне, дотримуватись строків публікації не пізніше ніж через 5 робочих днів після затвердження планів уповноваженою/відповідальною особою чи тендерним комітетом.

Після виникнення нової потреби в закупівлі достатньо буде лише внести зміни до річного плану (в паперовій формі) та оприлюднити їх на майданчику у вигляді нового рядку плану.

Помилка №2. Під час вибору виду закупівлі враховується лише сума одного договору

Часто замовники вважають, що якщо сума договору по закупівлі не перевищує 50 тис. грн, то можна укласти прямий договір без використання системи та оприлюднити на майданчику звіт про договір про закупівлю. І це правильно, але лише в тих ситуаціях, коли річна потреба в відповідному предметі закупівлі не перевищує 50 тис.грн.

Якщо ж протягом року за цим предметом закупівлі планується укладання інших договорів, загальна вартість яких дорівнюватиме 50 тис. грн або більше, вид закупівлі необхідно обирати відповідний.

Це означає, що у разі загальної потреби від 50-200 тис. грн спрощену закупівлю, від 200 тис. грн  відкриті торги.

Тому звертаємо увагу, під час вибору виду закупівлі потрібно враховувати потребу на рік, а не вартість одного укладеного договору.

Помилка №3. Плани на закупівлі до 50 тис. грн можна не підписувати КЕП/ЕЦП

Сьогодні в системі Prozorro є значна кількість планів без електронного підпису. Тому що замовники вважають, що плани на закупівлі, що не перевищують 50 тис.грн на рік, можна не підписувати КЕП/ЕЦП.

Але згідно з наказом Мінекономіки від 11.06.2020 р. №1082 після внесення усієї обов’язкової інформації, передбаченої формою документа, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи». Крім інших форм, які створюються замовником в системі, це стосується і всіх, без виключення, планів.

Тож, незважаючи на очікувану вартість закупівлі, всі плани від 1 копійки мають бути обов’язково підписані електронним підписом.

Помилка №4. Оприлюднити один план, і відповідно до нього створити декілька закупівель

Ще одна поширена помилка замовників розрахувати потребу на рік, та оприлюднити план у вигляді одного рядочка з загальною сумою за предметом закупівлі. А потім проводити декілька закупівель відповідно до одного плану.

Перша закупівля публікується успішно, проте другу замовник вже не зможе зв’язати з цим планом. І це дійсно так система працює таким чином, що до одного плану можна прив’язати лише одну закупівлю.

Після публікації першої закупівлі або звіту статус плану автоматично змінюється з «запланований» на «оголошено тендер» і біля нього з’являється примітка, що з цього плану створено закупівлю. Жодної можливості зв’язати ще одну закупівлю з даним планом не буде. Тому якщо за одним планом ви передбачаєте декілька різних закупівель публікуйте план лише на суму конкретної закупівлі.

Під час наступної закупівлі вам необхідно буде просто створити ще один рядок плану на очікувану вартість нової закупівлі.

Помилка №5. Якщо очікувана вартість в плані відрізняється від суми укладеного договору – план потрібно коригувати

Слід зазначити, що сума, яка вказується в плані це очікувана вартість предмета закупівлі, тобто сума, яку замовник планує витратити. Але якщо закупівля проходить через систему, то сума укладеного договору іноді може бути менша за очікувану вартість.

В такому випадку не потрібно коригувати план після проведення закупівлі. Адже в ч. 1 ст. 4 закону зазначено, що закупівля здійснюється відповідно до річного плану.

Тобто замовник має завершити публікацію плану та його коригування (у разі потреби) до початку закупівлі.

Тож, не потрібно перейматися, що сума в плані відрізнятиметься від суми договору. Адже план оприлюднюється, щоб проінформувати учасників, що та коли ви плануєте купувати, а не для того, аби показати фактичну суму укладеного договору.


Катерина КлочковаКатерина Клочкова, фахівчиня відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupivli.pro

 

 

Сподобалась стаття?
Приєднуйтесь, щоб отримувати добірки новин про закупівлі, тендери та аукціони раз на місяць!

Неправильний email. Спробуйте, будь ласка, ще раз Виникла помилка. Спробуйте, будь ласка, пізніше

Залишилось тільки підтвердити email %email% — лист із підтвердженням вже чекає у вашій скринці :)

Коментарі (19)

  • Віктор
    18 Червня 2020, 09:39

    Дякую за інформацію! Дуже корисна інформація. Але шкода, що всі відповіді мають рекомендаційний характер. 😉

    Відповісти
  • Ірина
    22 Липня 2020, 11:45

    Питання. Замовник планує здійснювати закупівлі за визначеним кодом на суму до 50 тис.грн на рік. Таким чином, Замовник планує окремі закупівлі та після укладання договору публікує звіт. Але, скажимо, у жовтні зміниться виробнича ситуація і Замовнику знадобиться за цим кодом придбати товару ще на 60 тис.грн. Розглядати цю потребу як таку, що не можна було передбачити і запланувати “окремим рядком” вже з використанням спрощенної процедури закупівлі ??? Як тоді будуть розцінені проведені раніше закупівлі з оприлюдненням звіту ?

    Відповісти
    • Мисев Евгений
      24 Липня 2020, 16:58

      Якщо на початку року замовник не міг передбачити додаткове фінансування або ж виникнення додаткової потреби у товарах, роботах чи послугах за певним кодом ДК, то так, нова закупівля на 60 тис. грн. вважатиметься новим предметом закупівлі відповідно до роз’яснення Мінекономіки. При цьому здійснення такої закупівлі має бути обґрунтоване та документально підтверджене.
      Так як вартість закупівлі становить більше 50 тис. грн., то необхідно проводити спрощену закупівлю.
      Щодо питання, як тоді будуть розцінені проведені раніше закупівлі з оприлюдненням звіту, – це залежить від того, чи правильно ви планували закупівлі на початку року, і чи дійсно в кінці року у вас з’явилася потреба, яку ви не могли запланувати.

      Відповісти
      • Анонім
        07 Вересня 2021, 12:57

        No

  • Мар'яна
    22 Липня 2020, 15:01

    надзвичайно цікава стаття

    Відповісти
  • Оксана
    23 Липня 2020, 11:45

    Дякую, лаконічно і корисно.

    Відповісти
  • Світлана
    23 Липня 2020, 12:20

    Статті пізнавальні і корисні

    Відповісти
  • Ольга
    24 Грудня 2020, 14:41

    Спрощена закупівля опублікована у річному плані для надання послуг на очікувану вартість 10 тис грн. Єдиний учасник запропонував надання послуг за вказаною закупівлею на суму 15 тис грн. Чи можна у даному випадку оголошувати переможця та заключати договір на 15 тис грн?

    Відповісти
    • Тетяна
      26 Грудня 2020, 01:23

      Читаємо п.4 ст. 26 Закону – Ціна тендерної пропозиції/пропозиції не може перевищувати очікувану вартість предмета закупівлі, зазначену в оголошенні про проведення конкурентної процедури закупівлі/спрощеної закупівлі.” Відхиляйте на підставі п. ч.13 ст. 14 “Пропозиція учасника не відповідає умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі”, адже Вашими вимогами до предмета закупівлі була вартість 10 тис.грн., що є МАКСИМАЛЬНОЮ вартістю, яку може запропонувати учасник. А переможець спрощеної процедури закупівлі згідно п.19 ч.1 ст. 1 Закону це “учасник, пропозиція якого ВІДПОВІДАЄ ВСІМ умовам, що визначені в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, вимогам до предмета закупівлі і визнана найбільш економічно вигідною та якому замовник повідомив про намір укласти договір про закупівлю” та незабудьте, що “Інформація про відхилення пропозиції протягом одного дня з дня прийняття рішення замовником оприлюднюється в електронній системі закупівель та автоматично надсилається учаснику, пропозиція якого відхилена через електронну систему закупівель” – згідно п.14 с. 14 Закону.

      Відповісти
    • Мисев Евгений
      28 Грудня 2020, 18:12

      У разі, якщо в плані було зазначено очікувану вартість 10 тис. грн, а закупівлю плануєте проводити на 15 тис.грн – радимо внести зміни до плану , і тільки після цього оголошувати закупівлю. Тому що відповідно до ч.1 ст.4 ЗУ “Про публічні закупівлі” закупівля здійснюється відповідно до річного плану. Тому бажано, щоб очікувана вартість в плані і закупівлі співпадали. (У разі, якщо вже було оголошено закупівлю на 10 тис.грн – укласти договір на 15 тис.грн є некоректним згідно Закону).

      Відповісти
  • Анонім
    02 Березня 2021, 19:20

    Дякую, помилку №5 виправлено ))

    Відповісти
  • Наталя
    01 Червня 2021, 21:49

    Питання. Замовник здійснив закупівлю без застосування електронної системи закупівель на суму до 50 тис.грн. Через тиждень по цьому ж предмету закупівлі оголошено відкриті торги. Чи не є це помилкою? Чи можна проводити відкриті торги або їх треба оголосити по іншому предмету закупівлі?

    Відповісти
    • Мисев Евгений
      03 Червня 2021, 09:13

      Добрий день! Вид закупівлі визначається в залежності від загальної суми за кодом ДК 021:2015 протягом року. Оскільки у вашому випадку загальна сума на рік перевищує 200 тис. грн., то кожна закупівля (якщо їх декілька) повинна бути проведена як процедура відкриті торги. При плануванні закупівель на початку року радимо враховувати майбутні потреби підприємства.
      Винятком в даній ситуації може бути відсутність фінансування на початку року. Тобто якщо при плануванні та проведенні закупівлі без використання електронної системи ви не могли передбачити додаткове фінансування, то відповідно до роз’ясненням Мінекономіки № 3304-04/54160-06 від 03.09.2020 “Щодо планування закупівель” ви можете провести нову закупівлю (не сумуючи її з попередньою).

      Відповісти
  • Анна
    12 Жовтня 2021, 11:05

    Доброго дня! Чи є порушенням якщо у системі оприлюднели план на одну сумму,цей план підтягнувся під закупівлю, та з початку сумми у закупвлі та у плані співпадали,але у зв’язку з необхідністю суму закупівлі було зменшено,а план редагувати немає технічної можливості,в подальшому сума закупівлі відрізнієтся від плану закупівлі?чи це є порушенням,якщо сума закупівлі меньша ніж та що запланована ?

    Відповісти
    • a.ivlieva
      18 Жовтня 2021, 12:04

      Добрий день. Очікувана вартість закупівлі, у вже оприлюдненому плані має збігатись із сумою, яку ви вказуєте під час публікації закупівлі. Так як, планування з огляду на очікувану вартість предмета закупівлі є передумовою здійснення будь-якої закупівлі та відповідно і вибору виду цієї закупівлі. Після зв’язки плану із закупівлею, вносити зміни до плану – технічно неможливо. Тому, все залежить від того чи є у вас документальні підтвердження щодо зміни ціни. Чи є це порушенням можуть визначити лише перевіряючі органи з питань закупівель. Для більш детальної відповіді необхідно більше нюансів сприводу вашої ситуації. Тому за потреби, залиште будь ласка ваші контактні дані. Ми з вами зв’яжемось.

      Відповісти
  • оксана
    11 Березня 2022, 08:46

    підскажіть будь ласка, якщо проведено декілька закупівель, до кожної закупівлі є протокол розкриття пропозицій, але договір укладений один на всі види закупівель.
    з огляду на процедура повинно на кожну закупівлю бути окремий договір?
    підскажіть чим керуватися

    Відповісти
    • e.mysev
      01 Квітня 2022, 10:30

      Звертаємо вашу увагу, що згідно ЗУ “Про публічні закупівлі” договір про закупівлю – це господарський договір, що укладається між замовником і учасником за результатами проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі та передбачає платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару. З цього випливає, що при проведенні вищезгаданих закупівель, варто підписувати окремі договори з постачальниками.

      Відповісти
  • Наталія
    02 Лютого 2023, 09:42

    Доброго дня! Чи є порушенням якщо у системі план на одну суму і він підтягнувся під закупівлю, та з початку суми у закупвлі та у плані співпадали,але у зв’язку з необхідністю суму закупівлі було зменшено,а план редагувати немає технічної можливості,в подальшому сума закупівлі відрізнієтся від плану закупівлі?чи це є порушенням,якщо сума закупівлі менша ніж та що запланована ?

    Відповісти
    • e.mysev
      30 Березня 2023, 11:50

      Доброго дня) Треба детальна інформація, у зв’язку з чим було зменшено суму. Якщо змінилися кошторисні призначення, то значить, що по плану у замовника повинна бути менша сума.

      Відповісти

Календар заходів

Березень 2024
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Нд
26
27
28
29
1
2
3
4
6
7
8
9
10
11
13
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31