• ТОП-5 помилок під час планування закупівель

    Планування важливий етап будь-якого процесу закупівель. І не завжди він відбувається саме так, як потрібно. Ми зібрали для вас 5 найпоширеніших помилок замовників під час планування, яких варто уникати. 

    TOP-5 pomilok pid chas planuvannya zakupivel

    Помилка №1.  В обов’язковому порядку оприлюднювати план одразу на весь рік

    Багато замовників вважають, що зобов’язані на початку року опублікувати всі плани по закупівлях до кінця поточного року.

    Але в ч.1 ст.4 нової редакції ЗУ «Про публічні закупівлі» зазначено, що планування закупівель здійснюється за потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Тож, якщо неможливо спланувати потребу до кінця року, то і оприлюднювати в системі цю інформацію закон не зобов’язує.

    Замовник має право затвердити план закупівель на будь-який зручний період рік, квартал, місяць, тиждень, або навіть на 1 день.

    І після цього опублікувати його на майданчику. Головне, дотримуватись строків публікації не пізніше ніж через 5 робочих днів після затвердження планів уповноваженою/відповідальною особою чи тендерним комітетом.

    Після виникнення нової потреби в закупівлі достатньо буде лише внести зміни до річного плану (в паперовій формі) та оприлюднити їх на майданчику у вигляді нового рядку плану.

    Помилка №2. Під час вибору виду закупівлі враховується лише сума одного договору

    Часто замовники вважають, що якщо сума договору по закупівлі не перевищує 50 тис. грн, то можна укласти прямий договір без використання системи та оприлюднити на майданчику звіт про договір про закупівлю. І це правильно, але лише в тих ситуаціях, коли річна потреба в відповідному предметі закупівлі не перевищує 50 тис.грн.

    Якщо ж протягом року за цим предметом закупівлі планується укладання інших договорів, загальна вартість яких дорівнюватиме 50 тис. грн або більше, вид закупівлі необхідно обирати відповідний.

    Це означає, що у разі загальної потреби від 50-200 тис. грн спрощену закупівлю, від 200 тис. грн  відкриті торги.

    Тому звертаємо увагу, під час вибору виду закупівлі потрібно враховувати потребу на рік, а не вартість одного укладеного договору.

    Помилка №3. Плани на закупівлі до 50 тис. грн можна не підписувати КЕП/ЕЦП

    Сьогодні в системі Prozorro є значна кількість планів без електронного підпису. Тому що замовники вважають, що плани на закупівлі, що не перевищують 50 тис.грн на рік, можна не підписувати КЕП/ЕЦП.

    Але згідно з наказом Мінекономіки від 22.03.2016  № 490 після внесення усієї обов’язкової інформації, передбаченої формою документа, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи». Крім інших форм, які створюються замовником в системі, це стосується і всіх, без виключення, планів.

    Тож, незважаючи на очікувану вартість закупівлі, всі плани від 1 копійки мають бути обов’язково підписані електронним підписом.

    Помилка №4. Оприлюднити один план, і відповідно до нього створити декілька закупівель

    Ще одна поширена помилка замовників розрахувати потребу на рік, та оприлюднити план у вигляді одного рядочка з загальною сумою за предметом закупівлі. А потім проводити декілька закупівель відповідно до одного плану.

    Перша закупівля публікується успішно, проте другу замовник вже не зможе зв’язати з цим планом. І це дійсно так система працює таким чином, що до одного плану можна прив’язати лише одну закупівлю.

    Після публікації першої закупівлі або звіту статус плану автоматично змінюється з «запланований» на «оголошено тендер» і біля нього з’являється примітка, що з цього плану створено закупівлю. Жодної можливості зв’язати ще одну закупівлю з даним планом не буде. Тому якщо за одним планом ви передбачаєте декілька різних закупівель публікуйте план лише на суму конкретної закупівлі.

    Під час наступної закупівлі вам необхідно буде просто створити ще один рядок плану на очікувану вартість нової закупівлі.

    Помилка №5. Якщо очікувана вартість в плані відрізняється від суми укладеного договору – план потрібно коригувати

    Слід зазначити, що сума, яка вказується в плані це очікувана вартість предмета закупівлі, тобто сума, яку замовник планує витратити. Але якщо закупівля проходить через систему, то сума укладеного договору іноді може бути менша за очікувану вартість.

    В такому випадку не потрібно коригувати план після проведення закупівлі. Адже в ч. 1 ст. 4 закону зазначено, що закупівля здійснюється відповідно до річного плану.

    Тобто замовник має завершити публікацію плану та його коригування (у разі потреби) до початку закупівлі.

    Тож, не потрібно перейматися, що сума в плані відрізнятиметься від суми договору. Адже план оприлюднюється, щоб проінформувати учасників, що та коли ви плануєте купувати, а не для того, аби показати фактичну суму укладеного договору.


    Катерина КлочковаКатерина Клочкова, фахівчиня відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupki.Prom.ua

     

     

    Сподобалась стаття? Приєднуйтесь, щоб отримувати добірки новин про закупівлі, тендери та аукціони раз на місяць!

    Залишилось тільки підтвердити email %email% — лист із підтвердженням вже чекає у вашій скринці :)

    Коментарі (6)

    • Віктор
      18 Червня 2020, 9:39

      Дякую за інформацію! Дуже корисна інформація. Але шкода, що всі відповіді мають рекомендаційний характер. 😉

      Відповісти
    • Ірина
      22 Липня 2020, 11:45

      Питання. Замовник планує здійснювати закупівлі за визначеним кодом на суму до 50 тис.грн на рік. Таким чином, Замовник планує окремі закупівлі та після укладання договору публікує звіт. Але, скажимо, у жовтні зміниться виробнича ситуація і Замовнику знадобиться за цим кодом придбати товару ще на 60 тис.грн. Розглядати цю потребу як таку, що не можна було передбачити і запланувати “окремим рядком” вже з використанням спрощенної процедури закупівлі ??? Як тоді будуть розцінені проведені раніше закупівлі з оприлюдненням звіту ?

      Відповісти
      • Мисев Евгений
        24 Липня 2020, 16:58

        Якщо на початку року замовник не міг передбачити додаткове фінансування або ж виникнення додаткової потреби у товарах, роботах чи послугах за певним кодом ДК, то так, нова закупівля на 60 тис. грн. вважатиметься новим предметом закупівлі відповідно до роз’яснення Мінекономіки. При цьому здійснення такої закупівлі має бути обґрунтоване та документально підтверджене.
        Так як вартість закупівлі становить більше 50 тис. грн., то необхідно проводити спрощену закупівлю.
        Щодо питання, як тоді будуть розцінені проведені раніше закупівлі з оприлюдненням звіту, – це залежить від того, чи правильно ви планували закупівлі на початку року, і чи дійсно в кінці року у вас з’явилася потреба, яку ви не могли запланувати.

        Відповісти
    • Мар'яна
      22 Липня 2020, 15:01

      надзвичайно цікава стаття

      Відповісти
    • Оксана
      23 Липня 2020, 11:45

      Дякую, лаконічно і корисно.

      Відповісти
    • Світлана
      23 Липня 2020, 12:20

      Статті пізнавальні і корисні

      Відповісти

    Що ще почитати з цієї теми