• Закупівля без використання ел. системи: типові помилки та способи їх виправлення

    Этой статьи еще нет на русском, но вы можете прочитать ее на украинском языке.

    Досить часто замовники на якомусь із етапів публікації закупівлі без використання електронної системи допускають помилку. І звичайно виникає запитання – як її виправити.

    Під помилкою ми розуміємо неактуальну/некоректну інформацію, яка була внесена на майданчику при створенні закупівлі. Одразу хочемо зауважити, що якогось прописаного і єдино правильного алгоритму не існує.

    Тому ми розглянемо всі можливі варіанти, а ви вже маєте прийняти рішення що робити, і чи робити взагалі.

    Умовно розділимо процес закупівлі на 4 етапи:

    1. є тільки опублікований план;
    2. створена форма оголошення, але ще не підписана;
    3. етап внесення інформації щодо договору;
    4. закупівля завершена.

    Допущена помилка в річному плані, закупівля ще не опублікована

    Замовник може редагувати або скасувати план до того моменту, поки на основі цього плану не буде створено закупівлю. Плани без закупівель знаходяться в статусі “Запланований”. Припустимо, що під час створення плану помилково була вказана не та сума. Виправити ситуацію можна двома способами:

    1. Редагування. На сторінці плану є відповідна кнопка:

    Натиснувши на неї у вас з’явиться можливість редагувати раніше внесену інформацію. Після редагування план потрібно буде повторно підписати.

    Тут є важливий нюанс: версію плану до редагування в системі збережено не буде. На сторінці плану буде відображена дата внесення змін, але ніхто не зможе перевірити, які дані були внесенні спочатку. Якщо для вас важливо відобразити в системі історію змін (як було та як стало) – план можна скасувати.

    2. Скасування. На тій же сторінці плану є кнопка “Скасувати”. 

    Натиснувши на неї потрібно буде заповнити єдине текстове поле з поясненням і зберегти:

    Після збереження, накладати КЕП непотрібно. План набуде статусу “Скасований”:

    Далі можна перейти до створення нового плану з актуальними даними. Таким чином, в системі буде відображена стара і нова версія плану і, за потреби, можна буде прослідкувати історію змін.

    Також радимо вам оформити паперовий протокол щодо прийняття рішення про внесення змін до річного плану. Протокол завантажувати в систему не потрібно.

    Помилка виявлена після створення закупівлі, але сама закупівля ще не підписана

    Починаючи з цього етапу, річний план набуває статусу “Оголошено тендер” і більше не підлягає редагуванню або скасуванню. Тому якщо на цьому або подальших етапах ви виявите помилку в плані та захочете її виправити – єдиним рішенням є створення нового плану та, відповідно, закупівлі. Старий план так і залишиться в системі в статусі “Оголошено тендер”, видалити або скасувати його можливість відсутня. Поточну закупівлю скасовувати не потрібно.

    Річ у тім, що до повного завершення публікації закупівлі, вона буде відображатися виключно на майданчику. Незавершена закупівля (це стосується тільки закупівель без використання електронної системи) не буде опублікована на веб-порталі prozorro.gov.ua. Тому можете просто залишити її в статусі “Активна” і більше до неї не повертатися.

    Якщо ж все-таки захочете її скасувати, тоді на сторінці закупівлі потрібно буде натиснути відповідну кнопку:

    Проте в такому випадку вам необхідно буде написати текстове пояснення та завантажити файл (як правило, це протокольне рішення):

    В незалежності від того, що ви вирішите робити (скасовувати закупівлю чи залишити активною), сама закупівля все одно не з’явиться на веб-порталі Prozorro. Інформація про скасування буде відображена виключно на майданчику. Тому особливої необхідності саме в скасуванні немає. 

    Якщо ж помилку було виявлено в формі оголошення, до моменту першого накладання КЕП, у вас є можливість редагувати закупівлю натиснувши відповідну кнопку:

    Після редагування закупівлю потрібно буде підписати КЕП.

    Помилка виявлена на етапі внесення інформації щодо договору

    Після першого накладання КЕП замовнику буде запропоновано внести інформацію щодо договору. На цьому етапі відсутня можливість редагувати інформацію про закупівлю та річний план.

    Тому якщо при їх публікації були допущені помилки і ви хочете їх виправити, аналогічно до попереднього етапу потрібно створити новий річний план і нову закупівлю. Поточну закупівлю так само можна скасувати або залишити без змін.

    Якщо ж на цьому етапі були допущені помилки в інформації щодо договору, то до моменту завершення закупівлі ви можете їх виправити (навіть якщо раніше встигли скористатись КЕП). Для цього натисніть кнопку “Змінити інформацію про договір” та відредагуйте інформацію. 

    Якщо ви завантажували файл з договором, за потреби, його також можна буде замінити:

    Помилка виявлена після завершення закупівлі

    Після завершення закупівлі з нею можна зробити дві речі:

    • опублікувати додаткову угоду;
    • сформувати звіт про виконання або розірвання договору.

    Редагувати  раніше внесену інформацію на цьому етапі можливість відсутня. Тому якщо потрібно щось виправити – необхідно повторно публікувати план та закупівлю. Поточна закупівля так і залишиться в статусі “Завершено”, проте на відміну від попередніх етапів, вона тепер вже буде опублікована на веб-порталі Prozorro. 

    Якщо є можливість розірвати договір і підписати новий, ви можете відобразити таке розірвання в системі, тим самим зазначивши, що під час публікації була допущена помилка. Для цього на сторінці закупівлі натискаємо “Працювати з договором”:

    Далі знизу натисніть кнопку “Почати роботу з договором”. Через 5 секунд перезавантажте сторінку (кнопка F5 на вашій клавіатурі) та натисніть “Розірвати договір”. 

    На сторінці розірвання можна, за бажанням, прикріпити файл (протокол). Далі вказуємо нулі в рядках щодо фактичної оплати і описуємо причину:

    Після цього знизу натискаємо кнопку “Зберегти”,  чекаємо 20 секунд (в деяких випадках може бути довше), оновлюємо сторінку і натискаємо кнопку “Підписати (КЕП) та підтвердити”:

    Звертаємо увагу, що процес розірвання, який описано вище, не призведе до скасування закупівлі. Вона так і залишиться в статусі “Завершено” і буде відображатися на веб-порталі Prozorro. Проте на сторінці цієї закупівлі з’явиться додаткова інформація про допущену помилку, а також інформація щодо відсутності оплати за цим договором.

    Хочемо зауважити, що по законодавству від замовника не вимагається в обов’язковому порядку розривати договір при допущеній помилці під час публікації на майданчику.

    Якщо немає можливості або бажання займатися розірванням, тоді просто залиште поточну закупівлю без змін і розпочинайте процес публікації спочатку. 

    Також бувають випадки, коли вся внесена інформація на майданчику є коректною, проте помилка міститься в тексті самого договору, який завантажений до закупівлі у вигляді файлу.

    Нагадаємо, що завантажувати файл під час створення закупівлі без використання електронної системи необов’язково. Зверніть увагу, що це не стосується закупівель для боротьби з коронавірусом, а також інших видів закупівель. Проте, якщо файл з помилкою файл все ж таки було завантажено, а саму закупівлю завершено, деякі замовники під виглядом додаткової угоди завантажують новий файл з договором.

    Зробити це можна наступним чином: аналогічно до інструкції щодо розірвання, яка описана вище, заходимо в розділ роботи з договором та натискаємо кнопку “Додати зміни”:

    За допомогою відповідної кнопки завантажуємо коректний файл з договором. Оскільки ця сторінка призначена все ж таки для завантаження додаткових угод, вам потрібно буде обов’язково заповнити наступні поля:

    • номер додаткової угоди (можете поставити №1, номер вашого договору тощо);
    • дата внесення змін (будь-яка дата на ваш розсуд);
    • причина внесення змін (суто з практики, найчастіше обирають покращення якості).

    В останньому полі “Опис змін” опишіть ситуацію так, щоб було зрозуміло що ви публікуєте не додаткову угоду, а саме коректний файл з договором. Після заповнення всіх полів натисніть кнопку “Внести зміни”, після чого підпишіть КЕП внесену інформацію:

    В ЗУ “Про публічні закупівлі” сказано, що рішення уповноваженої особи/тендерного комітету оформлюється протоколом.

    Тому, якщо ви виявили помилку на будь-якому етапі і прийняли рішення її виправити – рекомендуємо вам оформити протокол. Завантажувати його в електронну систему не обов’язково (вище описані випадки, коли є можливість для завантаження).

    Якщо проведенням закупівель без використання електронної системи у вас займається і не уповноважена особа, і не тендерний комітет, а просто співробітник, на якого покладено відповідні обов’язки – оформлення протоколу чи якихось інших документів відбувається відповідно до внутрішніх положень вашої організації. 

    Підсумовуючи хочемо наголосити, що не існує якось затвердженого алгоритму виправлення помилок. Написане вище не слід сприймати як рекомендації чи спонукання до таких дій.

    В цьому матеріалі ми просто розглянули всі можливості замовника, які він може вчинити на майданчику при допущенні помилки.

    Будьте уважні і вдалих закупівель. 


    Світлана Мазова, Zakupki.Prom.ua
    Олександр Наріжний, фахівець  відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupki.Prom.ua.

     

    Сподобалась стаття? Приєднуйтесь, щоб отримувати добірки новин про закупівлі, тендери та аукціони раз на місяць!

    Залишилось тільки підтвердити email %email% — лист із підтвердженням вже чекає у вашій скринці :)

    Ця стаття вам була корисна?

    Дякуємо за відгук!
    Якщо вам бракує чогось у статті чи відео - напишіть про це, щоб ми могли покращитись.

    Комментарии (1)

    • 22 февраля 2021, 15:36

      Большое Спасибо! Одинаково полезно и для чайников и для профессионалов

      Ответить