• Рецепт перемоги: як уникнути поширених помилок під час участі в тендерах

    Відповідальний менеджер, правильне делегування, поетапний і основний контроль – шляхи усунення помилок під час участі у тендерах

    Правильно побудований процес участі в тендерах, зокрема поетапна підготовка тендерної документації, делегування й контроль – секрети, які дають можливість вигравати торги в Системі публічних електронних закупівель ProZorro. Докладно про це із точки зору досвідченого постачальника на IV Forum Zakupki розповів Максим Рибін, комерційний директор City Transport Group.

     

    Максим Рибін,

    комерційний директор City Transport Group

     

    До того, як з’явилася система ProZorro, ми всі постачали товари (для нас це транспорт) за допомогою документів. Писали реєстри, підписували масу документації, везли у міста, якщо тендер проводився не в Києві. Коли запустилася ProZorro, все перейшло в електронний формат, і процедура подання пропозиції суттєво спростилася. Проте все ще є певні помилки, яких припускаються постачальники у процесі участі і які можуть стати причиною програшу в тендері. Далі – кілька порад, як цих помилок уникати.

    У компанії призначається менеджер, відповідальний за тендер. Наприклад, я як комерційний директор дізнаюся про тендер на закупівлю тролейбусів. І одразу ж призначаю відповідального менеджера – людину, яка відпрацьовуватиме процес участі у торгах. До його компетенцій належатиме збір документів, робота з бухгалтерією, юристами, певними держорганами – залежно від рівня тендера. Якщо немає відповідального менеджера, буде складно, адже керівник може щось пропустити. По суті, перемога в тендері іноді залежить від цієї на перший погляд маленької, але дуже важливої ланки.

    Максим Рибін_фото

    Відповідальний менеджер розподіляє завдання з підготовки до тендера на підрозділи компанії. У нашому випадку це відбувається так. Документація складається з кількох частин: технічна, фінансова (чи бухгалтерська, залежно від умов) та юридична. Відповідальний менеджер правильно делегує завдання й відповідає за результат роботи. Адже якщо документи будуть зроблені не належним чином, компанія може програти тендер.

    Збір пакета документів проходить із процедурою внутрішнього контролю якості. Менеджер отримує пакети документів від юристів, бухгалтерів та інших структур компанії. Коли він їх збирає, то забезпечує контроль за рівнем підготовки кожного з них. І робити цю перевірку треба обов’язково, адже безглузда механічна помилка, людський фактор чи банальна втома на роботі можуть вплинути на якість пакета документів.

    Потрібен регулярний контроль поетапних результатів – перевірка має здійснюватися не лише після завершення підготовки. Наприклад, якщо у вас на збір документів є приблизно місяць, підводьте часткові підсумки щотижня. Якщо у певні торги потрібні документи “з терміном придатності” (які дійсні від 5 до 15 днів) і ви не можете підготувати їх заздалегідь, просто зробіть помітки, щоб не забути докласти їх у пакет.
    Якщо поетапний контроль відсутній, під час підготовки постійно допускаються дрібні помилки. Не в ту папку поклали, там наплутали, там не ту дату написали, там печатку не поставили. Втомлене око просто може щось не побачити. І тому ваш відповідальний менеджер зобов’язаний поетапно контролювати процес підготовки.

    Максим Рибін_фото

    Підсумкова перевірка документів перед поданням здійснюється кількома людьми або групами. Свого часу я також допускав таку помилку – контрольну перевірку документів делегував винятково на відповідального менеджера. Але так робити неправильно. Насправді, якщо ви хочете досягти результату, кінцева перевірка документів має проходити хоча б три кола. Тобто, три робочі групи чи троє людей, залежно від обсягу ваших поставок, мають контролювати процес.

    На практиці це відбувається так: відповідальний менеджер усе повністю перевірив. Потім ви як керівник доручаєте ще двом людям, які знаються на тендері, від А до Я перевірити всю документацію знову. Часто, коли готується дуже багато документів, об’єктивно можна щось пропустити. А ще два “свіжих” погляди дають можливість швидко виявити помилки і вчасно їх виправити.

    Якщо підсумувати весь процес підготовки до тендера, в якому ви хочете перемогти, то ось основні пункти:

    • залучайте до підготовки якомога більше людей;
    • контролюйте результати збору документів на кожному етапі;
    • створіть кілька кіл контролю якості;
    • залучайте людей, які добре знаються на тендерах.

    І наостанок дуже важлива порада щодо роботи з документами, яка ґрунтується на власному досвіді. Ніколи не завантажуйте документи у день торгів чи в останній день подачі пропозиції, бо всяке може статися: від хакерської атаки до несправності комп’ютера. Готуйте документи якісно й подавайте їх завчасно – це збільшує шанси перемогти.

    Коментарі (0)

    • На даний момент коментарів немає.