• Позбавляємося страхів перед електронним документообігом: ТОП-6 міфів

    За півтора роки роботи сервісу “Вчасно” його користувачами стали більше 40 тис. компаній, віддавши перевагу електронним документам перед паперовими аналогами. Проте серед прихильників традиційних паперових документів / у суспільстві ще подекуди зустрічається недовіра до електронного документообігу (ЕДО), викликана поширеними оманами. Ми зібрали найпоширеніші міфи про ЕДО та розповідаємо, як насправді

    Міф 1. Високий ризик заразити комп’ютер вірусом

    Хибна думка: “Використовуючи сервіси електронного документообігу можна з високою ймовірністю заразити файли на своєму комп’ютері. Як це відбулося рік тому з зараженням вірусом Petya A.

    Як насправді?

    Використання програм ЕДО, які є хмарними рішеннями, як Вчасно, навпаки знижує рівень ризику зараження вірусами.

    Програма працює через браузер, її не потрібно встановлювати на комп’ютер, оновлювати, а отже, сторонні файли не мають доступу до ваших даних.

    Міф 2. Документи можуть зникнути чи загубитися

    Хибна думка: “Документи повинні бути роздруковані, складені в папки і заховані в архіви в кабінеті бухгалтера або просто зберігатися в його папці на робочому столі. Інакше вони обов’язково загубляться,чи до них матимуть доступ сторонні особи”.

    Як насправді?

    Хмарний сервіс ЕДО (як от Вчасно) – найбільш надійний спосіб зберігання юридично значимих документів. Адже до конкретних документів ніхто не має права доступу, окрім чітко встановленого кола осіб, які повинні пройти перевірку по ЕЦП перш ніж отримати доступ до документу.

    Міф 3. Документи для перевірки в податковій треба надавати в паперовому вигляді

    Хибна думка: “В ході перевірок Державною фіскальною службою (ДФС) України потрібно надавати лише друковані оригінали документів з підписом “від руки” та мокрою печаткою. Жодні інші варіанти — неприйнятні”.

    Як насправді?

    Електронні податкові перевірки ВЖЕ передбачені ст.75 Податкового Кодексу України.

    Законом України №1982-VIII передбачена відмова від обов’язкового використання мокрої печатки на паперовому документі та її аналога на електронному, тобто відсутність печатки не робить документ недійсним.

    А в законі України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність”, відтепер відсутня вимога підписання документів в момент або відразу після здійснення господарської операції. Згідно ст.9 основою для бухгалтерського обліку є первинні документи, які можуть бути в тому числі електронними.

    Міф 4. Електронний документообіг – надто складний процес

    Хибна думка: “Процедура підписання документів за допомогою ключа ЕЦП та обміну ними з контрагентами за допомогою спеціальних програм надто складна і потребує фахівців з відповідними знаннями та навичками”.

    Як насправді?

    Перехід на ЕДО не потребує тривалого навчання співробітників чи наймання спеціальних фахівців. Достатньо прочитати/подивитися інструкцію, що включає опис всіх необхідних кроків і маніпуляцій. Цей процес займе лічені хвилини.

    При цьому сам перехід на електронні документи займає також небагато часу: достатньо зареєструвати компанію в сервісі, запросити співробітників, попередити контрагентів та завантажити перші документи. Про те, як працювати у “Вчасно”, також можна дізнатись з відеороликів на Youtube-каналі.

    Міф 5. Електронним документообігом в нашій державі ніхто не користується

    Хибна думка: “Всі працюють “по-старому” з паперовими документами, ЕДО — це технологія майбутнього”.

    Як насправді?

    Хоча електронним документообігом користуються ще не всі українські компанії, лідери вже давно перейшли на ЕДО, більше того – встигли спробувати різні сервіси і обрати найкращі для себе.

    Навіть державні підприємства, такі як Укрпошта та Укрзалізниця, поступово переводять свої численні документи в електронний вигляд. За прикладом лідерів галузей, представники малого та середнього бізнесу теж обирають сервіси ЕДО за своїм смаком.

    Міф 6. Обмін документами онлайн не дає ніяких переваг над паперовим

    Хибна думка: “Якщо все і так працює, то перехід на ЕДО нічого не змінить в компанії”.

    Як насправді?

    Перехід на електронний документообіг принесе суттєві переваги для компанії, зокрема дозволить значно скоротити витрати на друк та відправлення документів.

    Підготовка та пересилання паперового документу вартує не менше 12 гривень, в той час як електронний сервіс дає економію в рази, зокрема Вчасно пропонує вартість 0,90 грн за документ.

    Якщо підприємство працює з великим обсягом документів, економія в результаті складає десятки тисяч гривень на місяць.

    Про прості кроки переходу на ЕДО, читайте з нашої покрокової інструкції.

    Коментарі (0)

    • На даний момент коментарів немає.