• Оголошення та проведення відкритих торгів

    Зміст інструкції

    Оголошення закупівлі
    Прийом пропозицій
    Аукціон
    Кваліфікація учасників
    Підписання договору та завершення закупівлі

    Оголошення закупівлі

    Оголосити процедуру відкритих торгів на майданчику можна двома шляхами:

    1. З плану, детальніше: Як зв’язати план закупівель з тендером?
    2. В розділі «Публічні закупівлі».

    Розглянемо з вами другий варіант. 

    Щоб створити закупівлю, перейдіть до розділу «Публічні закупівлі». Зі списку, що з’явиться, виберіть «Закупівлі» та натисніть на кнопку «Нова закупівля». Розглянемо приклад створення відкритих торгів для закупівлі картоплі.

    Виберіть тип процедури «Відкриті торги».

    Щоб опублікувати закупівлю з декількома лотами, необхідно встановити позначку  «Мультилотова закупівля». В такому разі учасники будуть подавати свої пропозиції в кожний лот, а етапи аукціону, кваліфікації та підписання договору відбуватимуться окремо для кожного лоту. 

    Якщо закупівля передбачає тільки один лот, зазначене поле залиште порожнім. 

    Далі, вкажіть ідентифікатор плану закупівлі, щоб зв’язати закупівлю із планом. Це допоможе розуміти відповідно до якого плану оприлюднене оголошення. 

    Далі – вкажіть вид предмета закупівлі: товари, роботи чи послуги. 

    За потреби, у блоці «Контактні дані» оберіть співробітника відповідального за проведення відкритих торгів.  Його дані будуть відображатися на сторінці закупівлі.

    Якщо в особистому кабінеті зареєстровано лише одного користувача, його автоматично буде обрано системою.

    У блоці «Інформація про закупівлю»:

    • вкажіть узагальнену назву закупівлі, що має містити назву предмета закупівлі, яка передбачена річним планом;
    • в примітках можна конкретизувати предмет закупівлі та надати розширений опис товару, послуг чи робіт, а також вказати їх особливості. Дане поле не є обов’язковим для заповнення.

    Якщо в закупівлі наявна велика кількість номенклатурних позицій або лотів, то процес додавання цієї інформації до закупівлі займає багато часу. Саме тому, ми вирішили додати функцію Імпорт специфікацій з Excel, яка дає можливість прискорити цей процес. 

    • у полі «Документація до закупівлі» необхідно завантажити потрібні документи та вибрати тип файлів (наприклад, ви можете завантажити: опис предмета закупівлі, проєкт договору, технічні характеристики, кваліфікаційні вимоги до учасників (не більше 100 файлів по 49 МВ кожен));

    Зверніть увагу! Після того, як закупівля буде опублікована, видалити документи з системи неможливо.

    • вкажіть очікувану вартість, а саме загальну суму, на яку ви плануєте придбати товар, роботи чи послуги (яка має відповідати сумі річного плану). Якщо очікувана вартість враховує ПДВ, поставте відповідну позначку.;
    • вкажіть валюту закупівлі – автоматично визначена гривня, але за потреби ви можете її змінити;
    • зазначте крок зниження ставки в аукціоні. Ця сума є мінімальною, на яку учасник, за бажанням, може знизити суму своєї пропозиції під час аукціону. Вкажіть у грошових одиницях або відсотках розмір мінімального кроку, він повинен бути в межах від 0,5% до 3% від очікуваної вартості закупівлі.

    • за бажанням ви можете встановити вимогу про забезпечення тендерної пропозиції. Розмір забезпечення у грошовому виразі не може перевищувати 0,5% від очікуваної вартості закупівлі робіт та 3%, якщо це закупівля товарів чи послуг. Всі умови його надання: розмір, строк дії та застереження щодо випадків, коли забезпечення пропозиції не повертається учаснику, мають бути зазначені в документації вашої закупівлі;

    • вкажіть кінцевий строк подання тендерних пропозицій, він не може бути менше, ніж 15 календарних днів (згідно ст. 253 ЦКУ перебіг строків починається з наступного дня) з дня оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів в електронній системі закупівель; 
    • якщо закупівля передбачає нецінові критерії, додайте та вкажіть їх назву, опис та вагу. Як правильно це зробити, ви можете дізнатись з інструкції – Нецінові критерії.

    • вкажіть умови оплати за договором (поле «опис» не є обов’язковим для заповнення).  Дана інформація дозволить потенційним постачальникам швидше прийняти рішення щодо участі у закупівлі. Якщо в полі «Оплата після події» ви виберете варіант «інша подія», то для більш розширеного інформування постачальників поле «опис» необхідно заповнити.

    Заповніть блок «Електронна тендерна документація». Читайте більше детально, як це зробити в інструкції за посиланням.

    У блоці «Товари, роботи та послуги» вкажіть:

    • конкретну назву предмета закупівлі, що передбачена річним планом;
    • зазначте кількість (допускається ціле або дробове число, де можливо вказати три знаки після коми) та виберіть одиницю виміру зі списку;

    • виберіть код класифікатора ДК 021:2015, який відповідає предмету закупівлі. ДК 021:2015 – Єдиний закупівельний словник, призначений для стандартизації опису предмета державних закупівель.

    Під час оголошення закупівлі, на майданчику, замовнику у відповідному полі необхідно вказувати лише номенклатуру за максимально точним знаком, а узагальнений код за 4 знаком система виведе сама (ця інформація буде відображена на сторінці відповідної закупівлі на порталі prozorro.gov.ua).

    Дану інформацію потрібно вказувати відповідно до  Наказу Мінекономіки №1082 від 11.06.2020. А от визначається даний код (для товарів, послуг чи робіт) відповідно до Наказу Мінекономіки №708 від 15.04.2020;

    • визначте період поставки товару, надання послуг чи виконання робіт. Поле для вибору початкового строку поставки не є обов’язковим. У разі невідомої дати поставки товару, надання послуг чи виконання робіт зазначте тільки кінцевий строк;
    • вкажіть місце поставки товару, надання послуг чи виконання робіт (за бажанням, ви можете поставити позначку «Інші умови постачання», тоді в оголошенні буде вказано, що всі адреси перелічені в документації).

    • Відповідно до наказу Мінекономрозвитку №1082, якщо у вас є декілька номенклатурних позицій товарів або послуг, кожну таку позицію потрібно відобразити в електронній системі. Для цього натисніть кнопку «Додати позицію». Щоб зекономити свій час, ви можете «Копіювати позиції», тоді інформація автоматично буде скопійована з попередньої позиції. Для цього потрібно натиснути на вікно «Копіювати позицію». Вам залишиться лише відредагувати необхідні дані. 

    Зверніть увагу, що код класифікатора по кожній з позицій має бути із однієї групи та співпадати за четвертою цифрою ДК 021:2015.

    Після внесення всієї інформації, натисніть кнопку «Оголосити закупівлю». Або у вас є змога натиснути на кнопку «Зберегти чернетку» для того, щоб опублікувати закупівлю пізніше.

    Якщо ви натиснули кнопку «Оголосити закупівлю», але внесена інформація не зберігається (на сторінці нічого не змінилось) – ретельно перегляньте форму заповненого оголошення, системою автоматично буде вказано причину помилки для її виправлення.

    Після оголошення закупівлі, якщо все заповнено коректно, сторінка оновиться і ви побачите надпис “Ваші дані відправляються в ЦБД Prozorro”. Приблизно через 5-10 секунд можна переходити до підписання. 

    Ну і останній крок – підпишіть оголошення за допомогою електронного підпису, натиснувши на кнопку «Підписати ЕЦП/КЕП».

    Прийом пропозицій

    В даний період, учасники мають можливість не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації або з вимогою щодо усунення порушення під час проведення процедури закупівлі.

    Усі запитання/вимоги  зберігаються в системі, без ідентифікації особи (до проведення аукціону), яка звернулася до замовника. Вони є доступними для перегляду всім користувачам, незалежно від статусу закупівлі.

    У вкладці «Питання» публікуються запитання, які поставлені з метою деталізації інформації для формування пропозиції. У вкладці «Вимоги» публікуються вимоги, що стосуються умов оголошеної закупівлі в системі, зокрема, усунення порушень.

    Якщо до вашої закупівлі було поставлено запитання або подано вимогу, вам відразу прийде повідомлення на електронну адресу, на яку ви зареєстрували ваш кабінет.

    Паралельно, ви отримаєте повідомлення в однойменний розділ на панелі керування в особистому кабінеті.

    Якщо учасником було поставлено запитання або висунута вимога, замовник зобов’язаний надати відповідь протягом 3 робочих днів з дня оприлюднення запитання або вимоги в системі. 

    Для того, щоб надати відповідь на запитання:

    • перейдіть до відповідної вкладки та натисніть на запитання;
    • напишіть свою відповідь та натисніть кнопку «Відповісти». 

    Для того, щоб надати відповідь на вимогу:

    • перейдіть до відповідної вкладки, натисніть на вимогу, а потім на кнопку «Відповісти»;

    • прийміть рішення та виберіть зі списку або «Задовольнити вимогу», якщо ви погоджуєтесь з аргументами учасника, або «Відхилити вимогу», якщо аргументи учасника не переконливі;
    • в полі «Опис» напишіть свою відповідь;
    • також ви можете завантажити будь-який документ, який стане доповненням до вашої відповіді. Зробити це можливо через кнопку «Прикріпити файл»;
    • натисніть кнопку «Опублікувати відповідь».

    Після розміщення відповіді на вимогу, вона набуває статусу «Розглянута». 

    Зверніть увагу! У разі несвоєчасного надання або ненадання вами роз’яснень, електронна система закупівель, при переході на етап аукціону, автоматично призупиняє перебіг тендеру.

    Для його поновлення, замовник повинен розмістити роз’яснення щодо змісту тендерної документації та продовжити строк подання тендерних пропозицій так, щоб до його кінця залишалось не менше 7 днів.

    Також, учасники мають право подавати скарги до Антимонопольного комітету, що можуть стосуватись умов закупівлі, які зазначені у вашій тендерній документації. Але зробити це можливо не пізніше ніж за 4 дні до завершення періоду «Прийому пропозиції».

    Якщо була подана скарга до вашої закупівлі, вона відображатиметься в однойменному розділі. Що робити в даному випадку? Ми детально написали в нашій статті Як обробляти скарги.

    Ви маєте право з власної ініціативи чи за результатами звернень або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації. Зробити це можливо лише на етапі «Прийом пропозицій».

    Є деякі поля, які після оприлюднення закупівлі редагувати технічно неможливо. Це поля «Тип процедури», «Ідентифікатор плану закупівлі» та «Класифікатор ДК 021:2015».

    Щоб внести зміни, на сторінці закупівлі натисніть кнопку «Редагувати».

    Перейдіть до поля «Документація до закупівлі». Праворуч кожного файлу відображається кнопка заміни документу. Натисніть її, щоб завантажити оновлену редакцію документу.

    Історія внесених змін зберігається в системі. Старі файли ваших документів будуть перекреслені, але всі матимуть доступ до них. Тобто можна буде завантажувати чи переглядати їх.

    Разом з новою редакцією документації необхідно в окремому документі оприлюднити перелік змін, що вноситься, зробити це можливо натиснувши на кнопку «Завантажити документ». Також за допомогою цієї ж кнопки, якщо виникла необхідність, ви можете завантажити нові файли до вашої закупівлі.

    Зверніть увагу! Документи, що були завантажені під час оголошення закупівлі, не підлягають видаленню.

    У разі внесення змін до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій продовжується в електронній системі закупівель таким чином, щоб з моменту внесення змін до закінчення строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше ніж 7 днів.

    У період «Прийом пропозицій» будь-який учасник, зареєстрований у системі, може подати свою пропозицію. До моменту старту електронного аукціону кількість, цінові пропозиції та документи учасників не відображаються.

    Аукціон

    Аукціон – це торги, в яких учасники по черзі знижують ціни. Він відбувається після закінчення періоду прийому пропозицій та лише за умови наявності мінімально потрібної кількості учасників.

    У відкритих торгах для проведення аукціону необхідно не менше двох учасників.  Якщо в закупівлю учасниками було подано лише одну цінову пропозицію або не було подано жодної, закупівля автоматично набуває статусу «Не відбулась». 

    Дата та час проведення аукціону визначаються системою автоматично, але він може бути призначений лише в робочий час.

    Замовник та інші учасники системи, які не приймають участь в закупівлі можуть спостерігати за перебігом електронного аукціону в онлайн режимі. Для цього необхідно перейти за посиланням.

    На початку аукціону система бере 5-хвилинну перерву. В цей момент формується та відображається список учасників за критерієм «Ціна», від найдешевшої до найдорожчої пропозиції. Аби уникнути корупційної складової, список учасників подається без назв, вони іменуються лише як «Учасник 1», «Учасник 2» і так далі.

    На сторінці аукціону показано час до кожної наступної дії – до початку аукціону, наступної ставки учасника та завершення.

    Аукціон складається з трьох раундів. Під час кожного раунду учасники мають дві хвилини, щоб зробити свій хід. В учасника є право: залишити свою цінову пропозицію без змін; знизити свою цінову пропозицію на мінімальний крок аукціону; знизити свою цінову пропозицію на ту суму, яку учасник вважає необхідною. Але вона повинна бути не менше ніж мінімальний крок аукціону.

    Першим робить ставку учасник з найбільшою сумою пропозиції, останнім – з мінімальною.

    По завершенню третього – фінального раунду відбувається оголошення результатів. Після цього відкривається список з інформацією про кінцеві ставки, а також назви компаній-учасників.

    Система буде рекомендувати визнати переможцем учасника з найбільш економічно вигідною пропозицією. Всі інші учасники відображаються в порядку зростання ціни. Далі закупівля переходить на етап кваліфікації.

    Кваліфікація учасників

    На етапі кваліфікації замовник проводить оцінку кандидатів,  починаючи з найбільш економічно вигідної пропозиції, та визначає переможця. 

    Для того щоб розпочати кваліфікацію, необхідно перейти до блоку «Кваліфікація учасників», де перед вами з’явиться список учасників, які брали участь в аукціоні. Очолюватиме його учасник з найнижчою ціною. 

    В Законі України “Про публічні закупівлі” є таке поняття, як аномально низька ціна (АНЦ). Якщо після проведення аукціону постачальник надав занадто низьку ціну, напроти його тендерної пропозиції з’явиться показник АНЦ.

    Що це таке, та як вирішити дану проблему, ви можете дізнатись зі статті за посиланням – Аномально низька ціна.

    Для ознайомлення з документами, що були подані разом із ціновою пропозицією, необхідно натиснути на скріпку, що знаходиться праворуч від статусу учасника.

    Відкриється список  документів, які можна завантажити. Після ретельної перевірки наданих документів, замовнику необхідно прийняти рішення стосовно визначення переможця закупівлі.

    Строк розгляду найбільш економічно вигідної пропозиції не повинен перевищувати 5 робочих днів з дня завершення електронного аукціону. Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів.

    У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення. Для цього, потрібно натиснути на відповідну кнопку «Продовжити термін розгляду», а наступним кроком необхідно підписати КЕП

    Якщо пропозиція учасника відповідає вимогам, що були зазначені в оголошеній закупівлі, вам необхідно прийняти таку пропозицію в системі, натиснувши кнопку «Підтвердити». 

    Відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) державні замовники можуть надати можливість постачальникам виправити помилки в тендерній пропозиції. Постачальник може усунути невідповідність, але лише в інформації та/або документах: 

    • що підтверджують відповідність учасника процедури закупівлі кваліфікаційним критеріям відповідно до статті 16 Закону; 
    • на підтвердження права підпису тендерної пропозиції та/або договору про закупівлю.

    Для цього потрібно натиснути кнопку «Повідомити про невідповідність». Для більш детальної інформації, як  користуватись даним функціоналом, радимо ознайомитись із статтею «24 години на виправлення помилок».

    У разі невідповідності визначеним вимогам, учасника потрібно дискваліфікувати, натиснувши кнопку «Відхилити».

    При натисканні кнопки «Підтвердити» у вікні що з’явилось необхідно завантажити скановане рішення щодо визначення переможця (або будь-який інший документ підтвердження) через кнопку «Прикріпити файл» . Поставити позначки у відповідних чекбоксах. Після чого потрібно натиснути на кнопку «Так, підтвердити учасника».

    При натисканні кнопки «Відхилити» у вікні, що з’явилось, необхідно завантажити скановане рішення (або будь-який інший документ) щодо дискваліфікації учасника через кнопку «Прикріпити файл». Вибрати причину відхилення зі списку. Заповнити поле «Опис причини». Після чого потрібно натиснути на кнопку «Так, відхилити пропозицію».

    У разі дискваліфікації учасника, система автоматично пропонує розглянути наступного учасника з найменшою ціновою пропозицією. Після цього у вас буде 5 робочих днів (які також, з відповідною аргументацією,  можна продовжити до 20 робочих днів) на її розгляд.

    Учасник, якого дискваліфікували, може звернутись до замовника через електронну систему закупівель з вимогою надати додаткову аргументацію, щодо причин його відхилення. В такому випадку, ви зобов’язані, не пізніше ніж через 5 днів з дня надходження такого звернення, надати відповідь (але технічно, зробити це можливо лише до завершення періоду оскарження). 

    Після визначення переможця, необхідно натиснути на кнопку «Підписати ЕЦП/КЕП та підтвердити». Перед вами з’явиться блок роботи з підписом, де заповнивши всі поля, ви підтверджуєте ваше рішення електронним підписом.

    Після використання електронного підпису та оновлення сторінки, закупівля переходить до етапу «Пропозиції розглянуто».

    Підписання договору та завершення закупівлі

    Підписання договору про закупівлю відбувається поза системою з учасником, якого було визначено переможцем відкритих торгів, після того, як закупівля перейшла до етапу «Пропозиції розглянуті», а в системі автоматично було сформоване «Повідомлення про намір підписати договір».

    З метою забезпечення права на оскарження рішень замовника договір про закупівлю не може бути укладено раніше ніж через 10 днів  (розпочинається період оскарження) з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, але не пізніше ніж через 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір. 

    У випадку обґрунтованої необхідності строк для укладання договору може бути продовжений до 60 днів (ч.6 ст. 33). Але, на етапі закупівлі «Пропозиції розглянуті», технічним завданням системи не передбачено можливості завантажувати замовниками будь-які інші документи окрім договору про закупівлю.

    В цьому випадку замовнику необхідно лише затвердити документально рішення щодо продовження строку для укладення договору, без оприлюднення даного документу в системі.

    У разі відмови переможця від підписання договору про закупівлю або ненадання переможцем документів, що підтверджують відсутність підстав, передбачених статтею 17 Закону, замовник може відхилити тендерну пропозицію такого учасника.

    Для цього необхідно натиснути кнопку «Повернути на кваліфікацію». 

    Після того як договір про закупівлю вже укладено, його та всі додатки до нього необхідно опублікувати в системі протягом 3 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю.

    Для завантаження договору, у блоці «Кваліфікація» напроти учасника, якого було обрано переможцем, необхідно натиснути кнопку «Завантажити  договір». 

    Далі потрібно заповнити всі поля, та через кнопку «Прикріпити файл» додати скановану копію договору про закупівлю та всі додатки до нього. Після чого натиснути кнопку «Завантажити».

    Далі, за необхідності, ви можете редагувати дані, які щойно були внесені. За потреби це можна зробити натиснувши на кнопку «Змінити інформацію про договір». Якщо такої необхідності немає, потрібно підписати закупівлю електронним підписом, натиснувши на кнопку «Підписати ЕЦП/КЕП».

    Останній крок – потрібно натиснути на кнопку «Завершити процедуру» й у вікні, що з’явиться, натиснути на кнопку «Підписати». 

    Після підтвердження дії закупівля автоматично буде переведена у статус «Завершена».

    Ця стаття вам була корисна?

    Дякуємо за відгук!
    Якщо вам бракує чогось у статті чи відео - напишіть про це, щоб ми могли покращитись.

    Коментарі (8)

    • Надія
      26 Липня 2019, 10:17

      Добрий день. За можливості, було б зручно для Замовників, тимчасово внести в інструкцію нагадування про внесення “джерело фінансування” в полі “конкретна назва предмету закупівлі”. Дякую

      Відповісти
      • Zakupki.Prom.ua
        26 Листопада 2019, 16:16

        Добрий день, Надіє. З 01.11.2019 р. поле “Джерело фінансування” було реалізоване в системі, його необхідно заповнювати при створенні річного плану. В форми звітів відповідно до Наказу МЕРТУ від 25.03.2016 № 490 (при зв’язці плана із закупівлею) ця інформація буде підтягуватись автоматично. Так як дане поле вже технічно реалізоване, в поле “Конкретна назва” відсутня потреба вказувати “Джерело фінансування”.

        Відповісти
    • Олена
      13 Серпня 2019, 19:59

      Чи можна замінити додані документи під час сбору заявок учасників?

      Відповісти
      • Zakupki.Prom.ua
        26 Листопада 2019, 16:17

        Добрий день, Олено. Так. Після того як закупівля була оголошена, замінити документи вашої тендерної документації можливо лише на етапі “Прийом пропозиції”. Але документ попередньої редакції з системи не видаляється, тому всі бажаючі зможуть його переглянути.

        Відповісти
    • Таня
      1 Жовтня 2019, 16:59

      Добрий день. Підскажіть чи може дата поставки товару чи послуги в оголошені не співпадати з датою поставки товару в тендерній документації і в укладеному договорі?

      Відповісти
      • Zakupki.Prom.ua
        2 Жовтня 2019, 16:19

        Добрий день! Інформація, яка міститься в оголошенні закупівлі та тендерній документації має співпадати. Згідно наказу Мінекономрозвитку від 08.08.2019 № 1341 “Про внесення змін до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі”, який вже зареєстровано в Міністерстві юстиції України, після набуття його чинності, в таких випадках, інформація, розміщена шляхом заповнення окремих електронних полів у електронній системі закупівель буде вважатися автентичною. Тобто, буде братися до уваги в першу чергу інформація, що зазначена в оголошенні.

        Відповісти
    • Світлана
      15 Січня 2020, 19:19

      Добрий день. Якщо Замовник не відповів на вимоги інших учасників щодо кваліфікації переможця, а процедура торгів вже завершена, які можуть бути наслідки?

      Відповісти
    • Мостюк Сергій
      7 Червня 2020, 10:19

      Хороша стаття. Просто для хорошого оголошення потрібен хороший заголовок. Ось тут про це https://www.bizmaster.xyz/2019/07/yak-stvoryty-vidminnyi-zagolovok-do-prodayuchogo-tekstu.html

      Відповісти