Комерційні тендери: автоматизація закупівель

  • Знайти товар або послугу за допомогою пошукових систем нескладно. Проте щоб проаналізувати реноме постачальника, ціну, умови поставки та інші важливі деталі закупівлі, потрібні навички та час. І хоча магічної пілюлі для вирішення цих питань не існує, можна перевести тендери у електронний вигляд та отримати максимальну кількість переваг.

     

    Незважаючи на наявність цифрових технологій, що здатні значно спростити бізнес-процеси, в деяких галузях досі залишаються процедури, які виконуються за застарілими процедурами: з допомогою блокнотів, телефонів і безлічі зустрічей, на які доводиться витрачати безцінний час.

    Один з таких прикладів – закупівлі. Практично кожен тендер – це виклик профільного відділу: як знайти кращу пропозицію на ринку, промоніторити всіх потенційних постачальників, заощадити і отримати хорошу якість.

    Електронні тендери в бізнесі: принципи

    Про електронну систему держзакупівель ProZorro більшість бізнесменів знає давно. Причому, скоріше як про спосіб боротьби з корупцією в державних тендерах. Вона відображає суспільний запит на прозорість у держзакупівлях. Також говорять про її зручність і ефективності в питаннях пошуку постачальників.
    Система електронних тендерів для бізнесу RIALTO має схожі принципи роботи з ProZorro, але при цьому більш гнучка.

    Зручність використання. Для реєстрації та подальшої роботи в системі потрібен лише комп’ютер або смартфон і вихід в інтернет.

    Загальні правила для всіх. Система працює за регламентом, який поширюється на всіх учасників. Правила чіткі, без зайвої деталізації, адже бізнес сам в першу чергу зацікавлений в регулюванні цієї сфери і високою конкуренції в торгах.

    Максимальна кількість постачальників. У системі RIALTO працюють шість майданчиків, які залучають постачальників в тендер. Після розміщення закупівля з’являється в центральній базі даних і доступ до неї мають усі зареєстровані учасники, незалежно від обраного майданчика.

    Максимальна конкуренція і, як наслідок, найбільш низькі ціни на товари або послуги.

    Вигідні умови для закупівельників та постачальників. Цінова політика системи електронних тендерів максимально відповідає вимогам бізнесу. У більшості випадків організатор торгів не платить за використання системи, а потенційний постачальник за незначну суму комісійних отримує можливість укласти вигідний контракт і придбати нового замовника.

    Економія часу. У сучасному світі вартість часу зростає з кожною хвилиною. Тому фахівці в будь-якій області намагаються автоматизувати або віддати на «аутсорс» будь-які завдання, котрі не дають зосередитися безпосередньо на професійній діяльності. Працюючи з системою електронних тендерів, замовник передає функцію пошуку постачальників менеджерам майданчиків. А сам може більше уваги приділяти стратегічному плануванню закупівель та контролю якості.

    Закупівлі через RIALTO проводять лідери ринку в різних галузях: «Нова пошта», «Брокард-Україна», Міжнародні авіалінії України, ПАТ«Фармак» та ін.

    У системі є ще дві неочевидні переваги, які зацікавлять власників бізнесу.

    1. По-перше, відкриті тендери – це прекрасна можливість критично оцінити сумлінність і кваліфікацію співробітників. ТОП-менеджер завжди може зайти в тендер і подивитися пропозиції по постачальниками. Крім того, це допомагає відстежити економію на закупівлях. До речі, деякі великі компанії вже так роблять. Наприклад, мережа магазинів Watsons, використовуючи систему електронних закупівель, становить звіти для головного офісу про обсяги економії.
    2. По-друге, така система – це реальний шанс упорядкувати всю систему закупівель в компонуванні. Про випадки «нам це потрібно на вчора» знає кожен профільний фахівець. Саме тоді дістаються блокноти з номерами перевірених постачальників, а про економію доводиться забути. Оголошуючи електронні тендери, необхідно давати хоча б кілька днів на залучення максимальної кількості постачальників. Це стимулює заздалегідь обміркувати потреби компанії, скласти план закупівель і в подальшому уникати авральних ситуацій.

    Ще один приємний бонус, який теж використовують активні організатори тендерів – це можливість тримати в тонусі своїх постійних постачальників. Якщо вони необгрунтовано підвищують ціни або наполягають на зміні умов поставок, їх завжди можна запросити на відкритий тендер і перевірити, наскільки конкурентні їх пропозиції.

    Робота з RIALTO: з чого почати

    Основне правило роботи в системі для новачків – не боятися незвичних дій і уважно читати правила і регламент. У кожного майданчика є свої особливості, але, в основному, принципи роботи схожі. Є певна загальна покрокова інструкція, яка допоможе усім зацікавленим перейти на електронну систему закупівель.

    Крок 1. Реєструємо особистий кабінет Всі, хто хоч раз в житті заводив свій акаунт в електронній пошті або соцмережах, знають, що це нескладна процедура. Потрібно внести дані про компанію та відправити реєстраційну форму. Наприклад, на майданчику Zakupki.Prom.ua є можливість спробувати свої сили в тестовому режимі. А для створення реальних закупівель потрібно підписати договір. Це угода, яке регламентує взаємини між компанією і майданчиком. Реєстрація та проведення закупівель для організатора торгів – безкоштовні.

    Крок 2. Готуємо тендер. Для проведення закупівлі через електронні тендери важливо заздалегідь визначити, які конкретно товари або послуги вам потрібні. Оскільки система автоматизована, максимальна кількість деталей спростять залучення постачальників. Чим менше запитань у них виникне, тим більша ймовірність, що вони захочуть взяти участь.

    Крок 3. Створюємо тендер. Визначившись, яка закупівля необхідна, опублікуйте її, повністю описавши всі вимоги: назва, очікувана вартість (не менше 3 000 грн), період проведення і т.д. Всі поля у вкладці повинні бути заповнені.

    Основні етапи проведення тендера: оголошення, період уточнень (час, коли постачальники можуть ставити уточнювальні запитання), період подачі пропозицій, аукціон, кваліфікація учасників.

    Важливо: період уточнення залежить від типу процедури. Дата закінчення періоду уточнень, а також початок і завершення прийому пропозицій для стандартного тендеру складає мінімум 1 робочий день.  Період уточнення і прийому пропозицій в двоетапному тендері – від 5 днів. Після цього організатор торгів вибирає учасників, які проходять на другий етап – цінові торги.

    Обов’язково вкажіть свої контакти, за допомогою яких постачальник зможе зв’язатися з вами і уточнити всі необхідні деталі.

    Крок 4. Аукціон. Торги в системі RIALTO проходять автоматично і не вимагають обов’язкової участі закупівельників. В цей час постачальники торгуються між собою в рамках зазначеного кроку аукціону. Він розраховується як процентне відношення від очікуваної вартості закупівлі, і повинен перебувати в діапазоні від 0,5% до 3%. Максимальна кількість кроків аукціону – 30. Для постачальників цього більш ніж достатньо.

    Крок 5. Вибір переможця і підписання угоди. Після того, як переможець визначений, закупівельник переходить безпосередньо до переговорів і підписання договору на тих умовах, які були прописані і обумовлені в тендері. Якщо формальний переможець аукціону з тих чи інших причин не відповідає вимогам, замовник на законних підставах може відмовитися від підписання договору саме з ним. В даному випадку можливі репутаційні ризики, про які йдеться нижче.

    В цілому, складнощів в проведенні електронних торгів точно не більше, ніж при стандартній схемі роботи відділу постачання. До того ж, менеджери майданчиків завжди можуть підказати або допомогти в незрозумілих ситуаціях – письмово або в телефонному режимі. Але для максимальної ефективності необхідно дотримуватись ще кілька правил.

    Комерційні тендери: підводні камені

    Процес проведення електронних комерційних закупівель, на відміну від державних, не регламентується окремими законами або нормативно-правовими актами. Є певні загальні норми, якими керуються компанії в процесі закупівель.

    «З юридичної точки зору, розміщення закупівлі в мережі Інтернет за своєю природою має ознаки багатьох норм цивільного права. Це і публічна обіцянка винагороди, яке регулюється цілим розділом 78 Цивільного кодексу України. Це і питання укладення угоди, що регулюється главою 16 ЦКУ, оскільки під час реєстрації як замовника, так і учасника, обидва дають згоду на дотримання ними Регламенту використання електронної системи закупівель RIALTO. Тому можна говорити і про існування ознак укладення публічної оферти, які в свою чергу регулює стаття 641 ЦКУ», – пояснює Леся Михаленко, керівник юридичного департаменту відділу Zakupki.Prom.ua.

    Камінь 1. Тендерна документація. Часто перед замовниками постає питання: як правильно оформити тендерну документацію. За великим рахунком, строгих правил немає, є тільки інтерес самого закупівельника. Законодавчо це питання не регулюється, отже, немає ризику порушення.

    «Не існує будь-яких нормативних документів, що регулюють складання тендерної документації, що в свою чергу пов’язано зі свободою ведення господарської діяльності. По суті, діє правило «дозволено все, що не заборонено законом», – каже Леся Михаленко.

    Камінь 2. Неякісний товар. Жоден закупник не хоче потрапити в ситуацію, коли радість від вигідної ціни повністю перекреслена низькою якістю товару. Такі випадки можуть відбуватися незалежно від форми проведення закупівель: електронні тендери або просто пошук постачальника будь-якими іншими методами. В системі RIALTO убезпечити себе від неякісної продукції можна за допомогою якісно складеної тендерної документації.

    «Для того щоб захистити себе від неякісної продукції, необхідно максимально повно сформулювати ваші очікування в тендерній документації. Також варто додати договір, в якому будуть прописані санкції за надання неякісної продукції або зрив термінів. Крім того, можна вказати інформацію про те, що до розгляду будуть прийматися пропозиції компаній, з якими не було негативного досвіду співпраці», – радить Леся Михаленко.

    Ще один варіант – проводити двоетапні торги. На першому етапі відбираються максимально відповідні постачальники, у яких можна запросити тестові зразки продукції. А на другому етапі проводяться торги між учасниками, які відповідають кваліфікаційним вимогам. Тут теж потрібно враховувати, що навіть якісний зразок товару не гарантує сумлінності постачальника надалі.

    Наприклад, в компанії EVO, одного з активних учасників системи RIALTO, недавно стався випадок, коли постачальник одежі як «примірник» надіслав якісний товар, а на другому етапі, після перемоги в тендері, надіслав тисячу футболок, що не відповідають ні за кольором, ні за розміром, ні за якістю нанесення логотипу. «Нам довелося від поставки відмовитися», – розповідають в компанії. Проте піврічний досвід використання системи допоміг закупникам EVO заощадити для компанії близько мільйона гривень.

    Камінь 3. Відмова переможця. Не виключені випадки, коли формальний переможець не підійшов замовнику по ряду причин. Це може бути і невідповідність якості продукції, про що йшлося вище, і відмова від обумовлених раніше умов, і не- бажання виконувати пункти договору.
    Щоб убезпечити себе від подібної поведінки учасника, організатор торгів може використовувати такий інструмент, як банківська гарантія.

    «Існують механізми, якими користуються державні закупівельники. Але їх можуть брати на озброєння і комерційні. Так, досить широкого застосування знайшла банківська гарантія. По суті, це письмова порука за учасника від фінансової установи. І, наприклад, в разі ухилення від укладення договору, застосовуються стягнення. Тоді банк зобов’язаний перерахувати суму гарантії на рахунок замовника. Однак і тут би я радила досить уважно дивитися на умови стягнення. Крім того, якщо ухилення відбувається вже на етапі виконання договору, то також існує безліч інструментів, починаючи від штрафних санкцій і закінчуючи умовами оплати, які передбачають отримання платежу виключно після виконання всіх умов договору », – зазначає Леся Михаленко.

    З іншого боку, замовнику теж по ряду своїх причин міг сподобатися, наприклад, учасник, який виявився на другому місці в аукціоні. В цьому випадку, якщо формальних, документально підтверджених причин для відмови переможцю немає, то на кону репутація компаній. Досвідчені закупівельники стверджують, що нестримані обіцянки сильно впливають на імідж компанії в очах постачальників, а юристи пояснюють, що є ймовірність і судових позовів.

    «Необхідно розуміти, що все-таки в RIALTO зустрічаються бізнес і бізнес. Тому з одного боку, ми говоримо про імідж компанії, яка не дотримується своїх публічних обіцянок, а з іншого боку – про постачальників, які можуть знайти інший тендер і взяти в ньому участь, а не витрачати час і ресурси на судову тяганину. Всі сторони зацікавлені в тому, щоб система розвивалася, а тому ні в кого немає бажання ухилятися від правил гри, про які домовилися », – пояснює Леся Михаленко. Вона не виключає можливості і судових розглядів, оскільки чисто юридично ризики для оскарження є.

    Камінь 4. Закупівля+. Бувають випадки, коли замовник готовий заплатити велику ціну за товар або послугу, але його хвилюють додаткові характеристики. У таких ситуаціях має сенс застосовувати опцію «нецінові критерії». Це можуть бути умови оплати, гарантійне обслуговування, експлуатаційні витрати і т.д. При оголошенні тендера неціновим критеріям дається певна «питома вага» в загальній ціні (але не більше 50% – для комерційних закупівель). Наприклад, за дворічне гарантійне обслуговування обладнання закупівельник готовий «переплатити» 10%. Тоді «вага» цього нецінового критерію позначається як 10. У цьому випадку в аукціоні використовується «приведена» ціна. Вона буде нижче фактичної, але дозволить встановити переможця з урахуванням нецінового критерію.

    RIALTO: основні цифри

    Проведення відкритих, двоетапних, мультилотових тендерів в системі RIALTO абсолютно безкоштовно для закупівельника. У цьому випадку за участь платять потенційні постачальники. Вартість участі залежить від очікуваної вартості закупівлі.

    За статистикою RIALTO, кожна 4-а пропозиція доходить до підписаного контракту, тому потенційні постачальники  зацікавлені брати участь в торгах.

    Додаткова опція для закупника – закриті закупівлі з обмеженою кількістю учасників. У них він може запросити своїх потенційних постачальників, серед яких хоче вибрати найбільш відповідного.

    Крім того, є опція моніторингу ринку і збору цінових пропозицій. Цей функціонал платний для закупівельника. RFP дозволяє замовнику отримати моніторинг цін без зобов’язань вибору переможця.
    Щоб отримати конкурентну перевагу, бізнесу слід сприймати стрімкий розвиток технологій не як загрозу або проблему, а як можливість. Адже завдяки електронним інструментам можна не тільки спростити операційні процеси, але і поліпшити їх ефективність і заощадити ресурси.

    Наталія Ковальова, керівник проекту комерційних торгів майданчика Zakupki.Prom.ua

    журнал “Академия гостеприимства”, вересень 2018 р.

    Коментарі (0):

    • На даний момент коментарів немає.

    Що ще почитати з цієї теми