• Комерційні закупівлі: поради експертів. Випуск №14 – Як закупити каву для офісу?

    Кава — це не тільки напій, який покращує з ранку нам настрій та бадьорить, а й інструмент, який допомагає налагодити розмову між співробітниками. “За кавою” вирішується багато робочих питать, генеруються креативні ідеї та навіть народжуються концепції стартапів.

    Також кавою пригощають клієнтів та партнерів, які завітали на зустріч для вирішення бізнес-питань та налагодження взаємодії. Тому можна сміливо сказати, що правильний вибір постачальника кави до офісу впливає на ефективність та продуктивність роботи команди та перспективи взаємовигідного співробітництва. На що потрібно звернути увагу при проведенні такого тендеру? 

    Обсяг, який плануєте закуповувати. Для цього проаналізуйте кількість співробітників, які працюють в офісі та попередні витрати на закупівлю кави. Чи були  зауваження якості товару при взаємодії з поточним постачальником? Ці дані допоможуть ретельніше підготувати тендерне завдання та чітко визначити суттєві критерії, за якими буде обиратися переможець. 

    Оформлення тендерної документації. Чим розгорнутіше будуть прописані  технічні та якісні характеристики, критерії вибору постачальника та договірні правила взаємодії, тим кращі пропозиції ви отримаєте. Що має бути у документації?

    • Орієнтовна кількість в кілограмах. Якщо вказується в упаковках, то по скільки кілограмів має бути фасовка.    
    • Сорт кави та бажаний вміст інших сортів, якщо розглядаєте бленд. Наприклад,  100% арабіка або не менше 80% арабіки і 20% робусти (90/10, 80/20).
    • Ступінь обсмажування та рекомендований арома-смаковий профіль (кислинка, солодкість, вкусові ноти карамелі, ванілі, тощо). 
    • Назви брендів, якщо у вас вже є “фаворити”. Однак треба розуміти, що коло постачальників в даному випадку може звузитись.
    • Сертифікати відповідності товару. Кава повинна відповідати гігієнічним та іншим нормам, технічним умовам, стандартам, які передбачені чинним законодавством України. 
    • Строк придатності. Зернова кава може зберігати свіжість і свої корисні властивості достатньо довго за умов адекватного зберігання й належного пакування. Проте у тендерній документації рекомендуємо однією з умов прописувати, який відсоток повинен становити строк придатності на момент поставки від загального терміну зберігання. Найчастіше вказують, 70%, 80%  або 90%. 
    • Право змінювати кількість товару в межах 20% від зазначеного у тендерній документації без зміни ціни за одиницю. 
    • Фіксація ціни. Вартість кави прив’язана до курсу валют, тому коли фіксуєте ціну робіть виключення при зміні курсу долара США до грн більше ніж на 10% (відповідно до курсу НБУ на дату підписання договору).
    • Умови розрахунків, доставки товару та шаблон договору.
    • Вимоги до кваліфікації учасників та спосіб їх підтвердження, щоб постачальники були на рівних умовах та чітко змогли проаналізувати свої можливості на перемогу у тендері.

    Найчастіше закупівлю кави проводять разом з орендою кавомашин. Тож якщо для вашого офісу теж потрібна кавомашина, вимоги до неї потрібно сформувати окремо. Зокрема, важливо врахувати: 

    • кавомашини мають бути нові чи в хорошому стані з мінімальним терміном експлуатації;
    • якщо є бажаний бренд вкажіть назву та модель, а також повідомте про вашу готовність розглядати аналоги подібного або вищого класу;
    • смак кави, приготовленої в кавомашині, залежить не тільки від виду, сорту зерна та ступеня обсмаження, а й від налаштування помелу, грамування та інших технічних характеристик обладнання. Тому в тендерній документації обов’язково вкажіть функціональні можливості, які повинна мати кавомашина. Наприклад, тиск  (скільки Бар), ємність бака для води (скільки літрів), наявність капучинатора, регулювання міцності кави,  вибір обсягу порції, регулюванням помелу зерен, чи потрібен окремий відсік для молока, сенсорне керування чи ручне та інші;
    • окремим пунктом важливо зазначити умови технічного обслуговування та гарантійного ремонту, щоб у разі технічних несправностей, вам надали  підмінну кавомашину на час ремонту з аналогічними характеристиками. 

    Для закупівлі кави та оренди кавомашин бажано вибирати процедуру двоетапного тендеру, щоб попередньо оцінити якість кави, запросивши постачальників до офісу для дегустації. Зазвичай учасники приїжджають не тільки з різними  блендами кави, а і з кавомашиною.

    Після чого ви зможете більш комплексно оцінити пропозиції та допустити до цінового редукціону тільки тих, хто  відповідає вашим вимогам.

    Також разом з кавою, в залежності від ваших обсягів, можна закуповувати супутню продукцію, таку як молоко, чай, цукор, паперові одноразові стаканчики, дерев’яні  мішалки, тощо. Пам’ятаємо просте, що смак кави ще залежить від якості води, тому не забудьте подбати про забезпечення офісу питною водою. Помірний вміст у воді мінералів посилює виділення кавових масел, тим самим смак напою виходить більш яскравим. 

     


    Валерія Гембель, фахівець відділу розвитку комерційних закупівельВалерія Гембель, фахівець відділу розвитку комерційних закупівель

     

     

     

    Сподобалась стаття? Приєднуйтесь, щоб отримувати добірки новин про закупівлі, тендери та аукціони раз на місяць!

    Залишилось тільки підтвердити email %email% — лист із підтвердженням вже чекає у вашій скринці :)

    Коментарі (0)

    • На даний момент коментарів немає.

    Що ще почитати з цієї теми