• Клуб Закупівельників: як оптимізувати бізнес-процеси в компанії

    27 квітня відбулась чергова зустріч Клубу Закупівельників. Як минулого разу, вона проходила в онлайн-форматі. На зустрічі говорили про оптимізацію бізнес-процесів та документообігу.

    Своїм досвідом поділилися представники агрохолдингу МХП, спікерами заходу стали: Дмитро Пташник, директор департаменту закупівель МХП та Юрій Гвоздєв, директор юридичного департаменту МХП. Вони розповіли, як їм вдалося швидко та ефективно діджиталізувати процес підписання договорів для обслуговування 24 компаній холдингу.

    МХП спеціалізується на виробництві курятини та вирощуванні зернових, а також веде іншу аграрну діяльність. Зокрема виробництво м’ясо-ковбасних виробів і м’ясних виробів, готових до вживання. Земельний банк агрохолдингу складає  300 тис. гектарів. 

    МХП оптимізує процес постачання на основі принципу “E2E” (End-to-end Process). Головна мета таких змін зрозуміти і поліпшити процес в цілому, а не тільки його окремі компоненти.  За останні 3 роки у холдингу сталась значна трансформація завдяки змінам у юридичній службі.

    За словами Дмитра Пташника, раніше в МХП була так звана структура централізовано-децентралізованих закупівель. Тобто частина закупівель проходила через центральний офіс, а інша на місцях. Відповідно, на кожному із підприємств виникало багато операційної роботи. Тому від цієї структури відмовились і запровадили центри постачання.

    На даний момент на 24 юридичні особи, котрі входять до складу МХП, є 4 центри постачання. Вони сформовані за напрямками бізнесу. 

    Зберігання, оформлення та підписання договорів зараз здійснює департамент закупівель. Тобто ні бухгалтер, ні юрист, ні директор не мають відношення до документального оформлення.

    Також в агрохолдингу повністю відсутнє візування документів. Для підписання контракту менеджеру достатньо його сформувати, відправити для заповнення реквізитів, специфікацій контрагенту та подати його на підпис.

    Дмитро Пташник виділив кілька основних змін, які відбулися у  МХП, та допомогли оптимізувати бізнес-процес. Тож їм вдалося:

    • запровадити уніфікований шаблон договорів під більшість напрямків
    • розробити чіткий механізм погодження договорів відповідальними особами 
    • скасувати багатоетапне візування договорів бухгалтерами, економістами та іншими підрозділами
    • спростити всі пункти договору та привести положення договору у відповідність до законодавства України 
    • відмовитися від вказання у договорі суми та терміну дії. Таким чином зникла необхідність підписання зайвих документів
    • розробити багатосторонній контракт. Тобто був створений єдиний договір на всі юридичні компанії холдингу. Директор із закупівель підписом фіксує умови договору, які гарантує МХП від імені всіх 34 компаній холдингу
    • надати повноваження підписання всіх договорів директору із закупівель
    • почали використовувати ЕЦП (електронний цифровий підпис)
    • запровадити цифровий сервіс, завдяки якому можуть надавати послуги з оформлення електронних ключів. Це сприяє більш швидкому  переходу контрагентів у систему електронного документообігу. 

    Крім того, загальні умови договорів агрохолдингу тепер є у відкритому доступі на корпоративному сайті. 

    Завдяки запровадженим змінам у холдингу МХП 80% договорів та специфікацій підписується за допомогою ЕЦП протягом двох днів. Загальна кількість договорів у рік складає близько 3 тис.

    Зі свого боку, Юрій Гвоздєв розповів про трансформацію юридичного відділу компанії, його централізацію та створення єдиних шаблонів договорів. Він ще раз зазначив, що електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові. Тому у разі проведення перевірки контролюючими органами їх можна просто роздрукувати. Навіть засідання суду у період пандемії може проходити дистанційно, тож без електронних документів та ЕЦП ніяк не обійтися. 

    Щоб мінімізувати можливі ризики, в агрохолдингу є служба комплаєнсу, котра перевіряє контрагентів, використовуючи всі доступні реєстри та внутрішні матриці ризиків. У планах створити хмарне рішення для зберігання всіх контрактів. 

    Сподобалась стаття? Приєднуйтесь, щоб отримувати добірки новин про закупівлі, тендери та аукціони раз на місяць!

    Залишилось тільки підтвердити email %email% — лист із підтвердженням вже чекає у вашій скринці :)

    Коментарі (0)

    • На даний момент коментарів немає.

    Що ще почитати з цієї теми