• Головне про Уповноважену особу

    Хто така уповноважена особа та її обов’язки

    З 1 січня 2022 року проводити закупівлі згідно ЗУ “Про публічні закупівлі” зможуть виключно уповноважені особи.
    Уповноважена особа (далі — УО) — це службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і відповідає за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель. УО визначається на підставі розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).

    Вимоги до уповноваженої особи

    Освіта

    Уповноважена особа обов’язково повинна мати вищу освіту. Рекомендовано — юридичну або економічну, але може бути й іншого напряму.

    Щодо ступенів, то вища освіта може бути повна та неповна. Згідно ЗУ “Про публічні закупівлі”, якщо в організації немає окремої посади фахівця з публічних закупівель, для уповноваженої особи не вимагається саме повна вища освіта. Тож цілком підійде і неповна вища, яку здобувають, наприклад, випускники технікуму, училища чи коледжу.

    Однак, якщо в організації запроваджують окрему посаду для фахівця з публічних закупівель, який буде уповноваженою особою, то такий фахівець, згідно з професійним стандартом, повинен мати повну вищу освіту. ЇЇ потрібно підтвердити дипломом бакалавра або магістра.

    Досвід роботи

    Законом не визначено вимоги щодо обов’язкової наявності досвіду у сфері закупівель. Тому під час призначення УО керівництво кожної організації самостійно вирішує, якими навичками має володіти відповідний співробітник.

    Проходження тестування

    З 1 січня 2022 року обов’язковою вимогою для роботи в електронній системі закупівель стане також успішне проходження тестування на порталі prozorro.gov.ua.

    Обов’язки уповноваженої особи

    Обов’язки уповноваженої особи визначені частиною 10 статті 11 ЗУ “Про публічні закупівлі”.

    Основні з них:

    • планування закупівель та оприлюднення річного плану в електронній системі;
    • обрання виду закупівлі;
    • проведення процедур закупівель та спрощених закупівель;
    • складання, затвердження та зберігання документів з питань публічних закупівель;
    • оприлюднення звіту про договір про закупівлю у випадку здійснення закупівлі відповідно до частини 7 статті 3 цього Закону (тобто у випадках, коли є підстава для укладення прямого договору замість проведення спрощеної закупівлі).

    Більш детально ознайомитися з принципами роботи уповноваженої особи, а також прослухати відповіді експертів на запитання замовників щодо діяльності УО можна у вебінарі “Організація та проведення закупівель Уповноваженою особою замовника”.

    Як призначити Уповноважену особу?

    Способи призначення уповноваженої особи

    У частині 1 статті 11 ЗУ “Про публічні закупівлі” передбачені три способи призначення уповноваженої особи.

    • Призначення уповноваженою особою одного зі штатних працівників, для якого це буде додаткова робота з відповідною доплатою. Цей спосіб підходить для невеликих замовників, кількість закупівель яких протягом року незначна. Важливо пам’ятати, що в даному випадку відповідальна особа повинна отримувати доплату за виконання функцій уповноваженої особи. Розмір доплат регулюється колективним договором (ст. 105 КЗпП). Водночас розмір доплати за суміщенням посад працівникам окремих галузей бюджетної сфери передбачений Постановою КМУ №1298. У ній зазначено, що така доплата не повинна перевищувати 50% посадового окладу за основною посадою. Для того щоб встановити доплату за суміщення посад, в організації повинна бути вакантна посада та наказ (розпорядження) керівника щодо покладання на співробітника таких обов’язків. За відсутності посади в штатному розписі суміщення посад є неможливим.
    Важливо, що доплата за суміщення посад не передбачена керівникам та їхнім заступникам, керівникам структурних підрозділів та заступникам установ, закладів та організацій.
    • Введення до штатного розпису окремої посади, на яку буде покладено обов’язки уповноваженої особи. Такий спосіб обирають організації, які регулярно проводять велику кількість закупівель. В даному випадку замовник може ввести до штату одну або декілька посад з функціями уповноваженої особи та обов’язково забезпечити складання посадових інструкцій.
    • Укладення трудового договору (контракту) згідно із законодавством. Якщо планується проведення складних специфічних закупівель протягом року, де варто залучити профільних фахівців певної сфери, то замовнику доцільно вибрати саме цей спосіб. Звертаємо увагу, що уповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі саме трудового договору (контракту) із замовником.
      Замовник може одночасно використовувати декілька із вищезазначених способів.

    Відповідно до Закону не можуть призначатися уповноваженими особами посадові особи та представники учасників закупівель, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради (ч.7 ст.11 ЗУ “Про публічні закупівлі”). А також таке призначення не повинно створювати конфлікт між інтересами замовника та учасника (ч.5 ст.11 ЗУ “Про публічні закупівлі”).

    Необхідна кількість уповноважених осіб

    У законодавстві немає обмежень щодо кількості уповноважених осіб. Це кожен замовник визначає самостійно, враховуючи потреби та обсяги закупівель. За бажанням, ви можете скористатись калькулятором від Київської школи економіки, який допоможе зорієнтуватись щодо необхідної кількості.

    Також потрібно зазначити, що у випадку призначення декількох уповноважених осіб їхні функції обов’язково повинні бути розмежовані. Під розмежуванням мається на увазі, що за організацію та проведення конкретної закупівлі буде відповідальна одна УО.

    В положенні про УО ви можете прописати, наприклад, що одна людина займається виключно спрощеними закупівлями, а інша — відкритими торгами. Проте встановлювати подібні рамки необов’язково. Головне, щоб діяльність УО не пересікалась по кожній окремій закупівлі.

    Положення про уповноважену особу

    Уповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі укладеного трудового договору або розпорядчого рішення та відповідного положення. Тобто, кожному замовнику потрібно розробити власне положення про УО. У ньому необхідно зазначити права та обов’язки уповноваженої особи, вимоги до неї, процес організації її діяльності, тощо. В якомусь сенсі — це посадова інструкція.

    Мінекономіки розробили примірне положення, яке ви можете взяти за основу при затвердженні власного.

    Не забудьте в розпорядчому рішенні та в положенні про уповноважену особу прописати процес покладення обов’язків на іншого працівника на випадок тимчасової відсутності УО (лікарняний, відпустка, тощо). Це може бути інша уповноважена особа замовника, якщо таких декілька, або будь-який штатний працівник, який виконуватиме додаткові обов’язки з відповідною доплатою. Такого працівника потрібно зареєструвати на майданчику, додавши його до структури компанії. За потреби, профіль такого співробітника пізніше можна буде видалити.

    У співробітника, який заміщує уповноважену особу, повинен бути електронний підпис, оформлений безпосередньо на нього. Також він має пройти тестування. Як бачите, швидко покласти функції на іншого співробітника не вийде, тому важливо подбати про це завчасно.

    Робота уповноваженої особи в системі Prozorro

    Електронний підпис для уповноваженої особи

    Щоб мати можливість працювати в кабінеті на майданчику в уповноваженої особи повинен бути електронний підпис. Оскільки всі дії в кабінеті УО здійснює не від власного імені, а від імені організації — підпис має бути оформлений не як на фізичну особу, а як на співробітника. Тобто він повинен містити інформацію про посаду та код ЄДРПОУ організації.

    На сьогоднішній день державні замовники можуть використовувати два види електронних підписів: удосконалений (УЕП) та кваліфікований (КЕП). УЕП — це електронний підпис у вигляді файлу, який зберігається на комп’ютері, флешці, тощо. КЕП — це підпис на захищеному носії, який зберігається на токені чи у хмарі.

    Відповідно до абз. 2 ч. 2 ст. 17 Закону “Про електронні довірчі послуги” підпис на захищеному носії (токени) обов’язково повинні використовувати:

    • органи державної влади, органи місцевого самоврядування;
    • підприємства, установи та організації державної форми власності;
    • державні реєстратори, нотаріуси та інші суб’єкти, уповноважені державою на здійснення функцій державного реєстратора.
      Також відкрите питання щодо обов’язкового використання токенів комунальними підприємствами. З одного боку їх немає у вищевказаному переліку, а з іншого, там є органи місцевого самоврядування, які, зазвичай, і утворюють комунальні підприємства. Ми рекомендуємо комунальним підприємствам перестрахуватися і, якщо є така можливість, використовувати токени, оскільки таким чином ви точно будете діяти в рамках закону.

    Робота на електронному майданчику

    Для роботи в електронній системі закупівель уповноваженій особі замовника необхідно пройти безкоштовну реєстрацію на одному з електронних майданчиків. Відповідно до Постанови КМУ №166 активувати особистий кабінет можна за допомогою електронного підпису. З покроковою інструкцією проходження реєстрації можна ознайомитися за посиланням.

    В особистому кабінеті організації можуть працювати кілька уповноважених осіб, тому якщо за кодом ЄДРПОУ вже є зареєстрований кабінет, повторно створювати його не варто. Нового співробітника потрібно додати в структуру існуючого кабінету. Як це зробити ви можете дізнатися з інструкції.

    Перш ніж розпочинати роботу із закупівлями замовник може ознайомитися із роботою електронного майданчика, опублікувавши тестовий план чи закупівлю. Для цього потрібно перейти у вкладку “Налаштування” та увімкнути тестовий режим. Закупівлі, опубліковані в тестовому режимі, в системі Prozorro не відображатимуться. Для публікації реальних закупівель відповідно до законодавства необхідно вимкнути тестовий режим на майданчику.

    Протоколи уповноваженої особи

    Відповідно до абз. 2 п.7 ч.10 ст. 11 ЗУ “Про публічні закупівлі” всі рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом. Приклади протоколів про проведення спрощених закупівель та відкритих торгів можете переглянути на Infobox Prozorro.

    Корисні матеріали

    Навчальні матеріали: статті, вебінари, інструкції по роботі в електронній системі закупівель, онлайн-курси для уповноважених осіб зібрані на навчальній платформі Zakupki.Education.

    Щоб не пропустити оновлення інформації щодо роботи уповноважених осіб, слідкуйте за публікаціями в Telegram, Facebook та YouTube.

    Також стануть в нагоді інформаційний ресурс ДП “Прозорро”, та листи-роз’яснення Уповноваженого органу Мінекономіки, зокрема і лист про організацію роботи уповноважених осіб замовника № 3304-04/24218-06 від 10.04.2020.

     

    Сподобалась стаття? Приєднуйтесь, щоб отримувати добірки новин про закупівлі, тендери та аукціони раз на місяць!

    Залишилось тільки підтвердити email %email% — лист із підтвердженням вже чекає у вашій скринці :)

    Коментарі (18)

    • Зоряна
      8 Жовтня 2021, 19:38

      Доброго дня!Було б добре,якби Ви вказали заробітну плату Уповноваженої особи!

      Відповісти
      • Мисев Евгений
        20 Жовтня 2021, 17:47

        Добрий день! Інформацію про оклад фахівця з публічних закупівель ви можете переглянути в роз’ясненні Мінекономіки 3304-04_24218-06 від 10.04.2020

        Відповісти
    • Наталя
      18 Жовтня 2021, 9:47

      Коли буде вже нарешті тестування????? Сподіваюсь що не 26.12

      Відповісти
      • Валентина
        19 Жовтня 2021, 14:16

        мені теж це цікаво! Все таке таємне , а має бути прозоро!!! Чому тягнуть час? Щось мені це не подобається!

        Відповісти
      • Мисев Евгений
        20 Жовтня 2021, 17:46

        Тестування Уповноважених осіб розпочнеться, як тільки Мінекономіки буде затверджено та оприлюднено наказ про перелік запитань для проходження тестування. Точна дата публікації поки невідома.

        Відповісти
    • Ольга Данилова
      18 Жовтня 2021, 11:21

      чи можна перелік питань заздалегідь для підготовки до тестування?

      Відповісти
      • Мисев Евгений
        20 Жовтня 2021, 17:44

        Добрий день! Перелік запитань для проходження тестування буде затверджений наказом Мінекономіки. Дані запитання можна буде використовувати для підготовки, щойно вони будуть оприлюднені.

        Відповісти
    • Жанна
      18 Жовтня 2021, 15:07

      мне не приходит письмо на почтовый ящик для завершения подписки

      Відповісти
      • Мисев Евгений
        19 Жовтня 2021, 16:40

        Вкажіть, будь ласка, вашу електронну пошту, ми перевіремо.

        Відповісти
    • Олена
      19 Жовтня 2021, 14:06

      чи можна перелік питань заздалегідь для підготовки до тестування?

      Відповісти
      • Мисев Евгений
        20 Жовтня 2021, 17:44

        Добрий день! Перелік запитань для проходження тестування буде затверджений наказом Мінекономіки. Дані запитання можна буде використовувати для підготовки, щойно вони будуть оприлюднені.

        Відповісти
    • Світлана
      19 Жовтня 2021, 14:38

      Я вже вдруге намагаюся підписатися, але мені не надходить лист-підтвердження на поштову скриньку за зазначеною мною адресою

      Відповісти
      • Мисев Евгений
        19 Жовтня 2021, 16:39

        Вкажіть, будь ласка, вашу електронну пошту, ми перевіримо.

        Відповісти
    • Вікторія
      19 Жовтня 2021, 17:03

      Де знаходиться на майданчику ТЕСТУВАННЯ для УО? Ящо його немає,то коли буде?

      Відповісти
      • Мисев Евгений
        20 Жовтня 2021, 17:49

        Тестування уповноважених осіб проходитиме на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель, а не на електронному майданчику. Старт тестування відбудеться після оприлюднення Мінекономіки переліку питань для проходження тестування, про що в електронній системі замовників буде проінформовано.

        Відповісти
    • Надія
      20 Жовтня 2021, 11:45

      Доброго дня. Підскажіть, будь-ласка, тестування буде проводитись онлайн?

      Відповісти
      • Мисев Евгений
        20 Жовтня 2021, 17:49

        Добрий день! Так, тестування буде проходити онлайн на сайті Уповноваженого органу з питань закупівель.

        Відповісти
    • Ірина
      25 Жовтня 2021, 19:40

      Вітаю! Підкажіть будь ласка, на яку статтю закону можна спиратися, щодо вимог до досвіду роботи УО?

      Відповісти