Електронні документи: юридична сила

В Україні електронні документи з накладеними електронними підписами є оригіналами документів так само, як і аналогічні паперові версії документів з підписом “від руки”.

Електронні документи можна надавати в державні контролюючі органи без потреби дублювання в паперовій формі. Дані твердження закріплені рядом нормативно-правових та законодавчих актів, а саме:

• ЗУ “Про електронні документи та електронний документообіг”
• ЗУ “Про електронний цифровий підпис”
• Постанова КМУ №680 “Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу”
• Наказ Мін’юсту №1886/5 “Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання”
• Наказ Мін’юсту №1000/5 “Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях”
• ЗУ “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”

В ЗУ “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, ч. 2, ст. 9 зазначено, “первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі з дотриманням обов’язкових реквізитів. В свою чергу, первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг”.

Законодавче регулювання перевірок електронних документів

У ч.6, ст. 9 закону України про бухгалтерський облік зазначено: “У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами”. Детальніше – за посиланням.

У п. 2.3 Наказу Мінфіну №88 “Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку” (Наказ Мінфіну №88 “Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку”) визначено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг та законодавства у сфері ЕЦП. З сервісом Вчасно ці вимоги повністю виконуються, тому електронні документи можна використовувати так само, як паперові.

У офіційній відповіді ДФС України підтверджує можливість оформлення, ведення та використання під час перевірок первинної документації в електронному вигляді із застосуванням ЕЦП. ДФСУ також зобов’язує регіональні органи державної податкової служби організувати роботу з урахуванням інформації наведеної у листі від 26.12.11 № 10406/7/18-4017, забезпечити її врахування при наданні податкових консультацій та проведенні контрольних заходів (ви можете ознайомитись з листами ДФС за посиланням: Лист ДФС від 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15 та Лист ДПС України від 26.12.11 № 10406/7/18-4017 “Про визнання органами ДПС електронних первинних документів”).

Яким чином відбувається перевірка електронних документів?

При проведенні перевірок державними органами можуть вилучатися оригінали чи копії електронних документів.

Вилучення оригіналів

Електронні документи записуються на компакт-диск з можливістю одноразового запису (носій типу CD-R або DVD-R). Відповідно до ст. 7 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом.

Електронні носії передаються представникам державних органів. Після цього вони можуть перевірити підписи в електронних документах за допомогою надійного засобу ЕЦП. Засіб ЕЦП вони можуть отримати у розробника.

Вилучення копій

Якщо при виїмці державні органи повинні отримати лише копії, то електронні документи роздруковуються на папері. Паперові копії завіряються підписом керівника підприємства і печаткою в порядку, встановленому для паперових документів. Відповідно до ст.7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» копією електронного документа на папері є візуальне подання його на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. Завірені копії документів передаються представникам державних органів.

Публічний сервіс для перевірки дійсності електронних документів

Будь-який документ ви та інші зацікавлені особи можете перевірити на ресурсі Центрального засвідчувального органу.

Таким чином, використання електронних документів із застосуванням посиленого сертифіката ЕЦП дозволено законодавчо і закріплено законодавчими та нормативно-правовими актами.

Представники державних органів не повинні створювати перешкоди на шляху застосування електронних документів серед бізнесу. Розвиток електронних документів також прискорить ЗУ “Про електронні довірчі послуги”, який 7 листопада 2018 р. вступить в дію.

Щоб бути в курсі новин щодо даної теми, слідкуйте за офіційною сторінкою сервісу Вчасно на Facebook.